De Informacion a Comunicacion: Cambio de Paradigma

Presidencia

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DE INFORMACIÓN A COMUNICACIÓN: CAMBIO DE PARADIGMA

PRESENTACIÓN: Uno de los problemas mas serios que aqueja al Poder Legislativo costarricense es que si bien tiene legalidad constitucional ,carece de legitimidad social. Y exactamente ese mismo fenomeno se da,casi que sin variables fundamentales en los restantes poderes legislativos del area centroamericana .

A juicio del autor,mucho de ello descansa en la errónea concepción de lo que es la información y la comunicación, que se confunden tanto por los señores legisladores,como por los funcionarios a cargo de tales funciones . Por tanto, ee ha considerado conveniente analizar el tema de la Comunicación desde diversas perspectivas, dado que por costumbre se ha enfocado casi siempre la comunicación desde el estrecho ángulo del Periodismo, de las Relaciones Públicas o la Publicidad.

La Comunicación Social es un tema más vasto y complejo. En consecuencia, para los Poderes Legislativos Centroamericanos, es necesario un esfuerzo de reflexión para ubicar el tema en su verdadero contexto. Este es un intento que carece de la rigurosidad necesaria, toda vez que es el resultado de poner juntos varios documentos de diferentes fechas y tratar de darles un mínimo de coherencia. El documento se presenta dividido en varias secciones que van desde lo genérico a lo particular; y para efectos prácticos, se divide en dos grandes partes:

La primera podríamos denominarla: Metateoría de la Comunicación.

La segunda: La Comunicación Como Problema de la Asamblea Legislativa.

I.- METATEORÍA DE LA COMUNICACIÓN

En el área centroamericana se ha ido perfilando un esfuerzo, con todos sus altibajos enraizados en la cultura de la verticalidad autoritaria, para conformar regímenes más democráticos. Eso es un avance indudable. Costa Rica que ha sido "una isla" en ese proceso muestra sin embargo serias deficiencias en su sistema político. Eso es un retroceso real.

Un breve examen de los instrumentos políticos y de las relaciones en que estos están inmersos permite visualizar en cuales áreas debe establecerse una acción de convergencia política en la que la Asamblea Legislativa es la llamada a marcar el paso.

La actual democracia formalista representativa costarricense en el campo comunicacional, está caracterizada por acciones informativas unidireccionales y trascender esos linderos implica pasar al predominio de los procesos comunicacionales multidireccionales, propios de una democracia más moderna y desarrollada como es la democracia de participación, llamada también democracia participativa o democracia plena, o democracia real, según sean los adjetivos ideológicos que se refieren al mismo esfuerzo sustantivo.

El reto por acometer se ubica en cuatro esfuerzos legislativos:

LEGITIMIDAD CONSENSUAL:

a.- Promulgación de leyes para fortalecer procesos eleccionarios mas abiertos que garanticen la representación pluralista ideológica y social y garanticen la democratización de los partidos políticos. b) Formulación de leyes para rescatar potestades delegadas en el Poder Ejecutivo, que pertenecen a la esfera propia del Poder Legislativo. c) Aceleración de las reformas internas para la modernización de la Asamblea Legislativa en sus niveles político técnico y administrativo.

APOYO A LA LEGITIMIDAD:

a) Formulación de legislación que propicie el fortalecimiento de los cuerpos intermedios de la Sociedad Civil para garantizar una mayor socialización democrática para la búsqueda del desarrollo. b) Formulación de legislación que establezca mecanismos para facilitar la comunicación dialógica entre la sociedad civil y la sociedad política.

COGESTIÓN SOCIEDAD CIVIL- SOCIEDAD POLÍTICA: a) Formulación de leyes que aceleren procesos de desconcentración y descentralización de decisiones ubicadas en la Sociedad Política. b) Formulación de leyes que permitan la planificación consensual sectorial en los diversos estamentos políticos económicos y sociales.

COMUNICACIÓN COMUNITARIA:

a) Formulación de una legislación moderna que contemple el uso racional de la información y de los medios de comunicación para apoyar el desarrollo armónico nacional. b) Formulación de un marco legal apropiado para crear una Política Nacional de Comunicación para el Desarrollo con la concurrencia de diversos actores sociales. c) Fomento de creación de medios de comunicación alternativos que garanticen la democratización de la comunicación y la hagan más cercana a las necesidades de la población.

REFLEXIÓN:

Es obvio que tales retos implican volcar la voluntad política de los partidos representados en la Asamblea Legislativa para que se aboquen al conocimiento y discusión de estas grandes cuestiones que -pese a su importancia, permanecen sin resolverse- no obstante que el país se encuentra en una encrucijada que le obliga a modernizarse muy aceleradamente, para poder tener viabilidad en un contexto global marcado por el cambio en el que las condiciones de la especialización y la regionalización son impuestas por circunstancias externas.

Por otra parte un reto de esta naturaleza debe ser precedido por la creación de nuevos espacios sociales de interrelación y legitimación del parlamento, como condición indispensable para que pueda servir como guía calificado del proceso a emprender.

Solamente una Asamblea Legislativa con amplia legitimidad basada en la aceptación consensual y no solo afirmada en la legalidad formalista puede tener la capacidad de afrontar el reto. Encarar el reto, obliga, indefectiblemente a tratar el tema de la Comunicación Política.

COMUNICACIÓN POLÍTICA:

Aproximarse al estudio de la comunicación política es una apasionante tarea. No sólo por el enfoque teórico de lo estrictamente comunicacional o político que le es intrínseco, sino porque el vertiginoso desarrollo técnico y multidisciplinario que manifiesta ha superado, en muchos casos, la capacidad para entenderla y absorberla en su conjunto, con el riesgo inevitable de dejar a un lado facetas vitales e innovaciones determinantes para su comprensión cabal y para su implementación exitosa. En la práctica, la política contemporánea, crecientemente cuidadosa de la necesidad de su legitimación popular, ya no se sujeta a los enunciados constitucionales, a la legislación electoral y en general al régimen y la práctica electorales como tales, sino que depende cada vez más de los expertos en el análisis y la orientación de la opinión pública, y de los técnicos en el manejo persuasivo de las herramientas que ofrecen los distintos "medios masivos de comunicación".

En consecuencia, depende de manera creciente de profesionales hasta hace poco realmente ajenos a la acción política activa. Originalmente respetados o vituperados sin miramientos en Francia, Alemania y primordialmente Estados Unidos, ahora son contratados o surgen también en los países latinoamericanos, personas con la nueva y lucrativa profesión de "consultor político", con todos sus matices y sus connotaciones que trascienden el plano de lo político, que en América Latina se ha confundido -casi siempre- con lo estrictamente electoral partidista.

Los gobiernos, las grandes corporaciones privadas y públicas, e incluso importantes organizaciones patronales, gremiales y sindicales, han ido incorporando en la línea jerárquica de los cuadros medios a sus propios expertos para el seguimiento y el manejo de su imagen pública bajo los postulados de la Relaciones Públicas por Objetivos .

En Costa Rica, sin embargo, los partidos políticos no tienen expertos en estas materias o a lo sumo estos se encuentran -en campaña electoral- al servicio de las tendencias, con lo cual se pierde la posibilidad de efectuar análisis institucionales desprovistos de pasión e interés sesgado. Aunque la primera idea que salta a la mente cuando se habla de "comunicación política" es la de las campañas electorales, con sus estridencias y dramatismos de color, pasión y ruido, en propiedad, la acción de la política está condicionada a su capacidad de expresar primariamente imágenes y símbolos de manera permanente, para no ser ineficiente e inútil.

Dado que la Constitución Política constriñe la selección y elección de diputados a lo que se haga por intermedio de los partidos políticos con registro vigente ante el Tribunal Supremo de Elecciones; el escaso conocimiento e interés en el tema incide negativamente para que los señores diputados puedan reflexionar sobre el tema, pues ellos mismos son el resultado de la utilización de técnicas y estrategias de comunicación de poco valor democratizador.

POLÍTICA ES COMUNICACIÓN:

El criterio moderno del tema que comparte el actual Presidente de la Asamblea Legislativa, Lic. Luis Fishman se afirma que :   "La política implica -necesariamente- comunidad, y la comunidad conlleva -indefectiblemente- el concepto comunicación, desde el momento en que la tradición griega asoció, las ideas de acción (praxis) y de discurso (lexis) como los fundamentos constitutivos básicos de la política, esfera esencialmente humana que adquiere presencia real por medio de la comunicación, entendida ésta, entonces, como la relación efectiva y enriquecedora entre -al menos- dos personas". En efecto, ser político, vivir en una polis, significaba, en definitiva, para los griegos, que todo se decía por medio de palabras, todo era diálogo, todo era comunitario, es decir todo era comunicación y lejos de su espíritu estaba el uso de la fuerza y la violencia como medios para forzar la vida en sociedad.

En su raíz pues, la política y la comunicación están estrechamente unidas, aunque lamentablemente la despersonalización del mundo humano, entre otras cosas, ha difuminado el sentido de los conceptos, asociándose la comunicación con cualquier tipo de actividad. Independientemente del envilecimiento o la manipulación a que es sometido uno de los sujetos de la relación, adjetivándose el concepto y vaciándose de contenido."

Por esto es que, así como la comunicación puede abordarse desde múltiples perspectivas: mecanicista, antropológica, cultural, psicológica, lingüística, sociológica, cada una de ellas con sus acentos específicos según la particularidad de su análisis, también en lo que respecta a la comunicación política hay varios enfoques a los que es conveniente referirse:

COMUNICACIÓN FUNCIÓN DEL SISTEMA POLÍTICO:

En este concepto han insistido autores inspirados en el estructural funcionalismo, entre otros Gabriel Almond y Richard Fagen, para quienes la comunicación es vista "como una función sui géneris, que establece las condiciones necesarias para el ejercicio de las demás funciones políticas por lo que su desarrollo, por lo tanto constituye un requisito necesario para el desarrollo de todas las actividades relevantes del sistema político".

Dentro de este enfoque se debe contemplar entonces al menos dos temas:

1.- El análisis de los diversos tipos de estructuras de comunicación: a) Contactos informales cara a cara; b) Estructuras tradicionales como la familia y los grupos religiosos; c) Estructuras de gobierno como las legislaturas y la burocracia; d) Estructuras de "insumo" político como los sindicatos, las cámras patronales, los grupos comunales (en fin, los órganos de la Sociedad Civil); asi como los partidos políticos y los medios masivos de comunicación.

2.- La diferenciación y autonomía de los medios de comunicación de masas que remite al problema del control y grados de autonomía de los medios de comunicación. Las implicaciones que tienen los patrones de comunicación para el desempeño de las otras funciones políticas de indudable valor heurístico para la política comparada, al hacer hincapié en temas tales como: a) Los patrones centralizados o descentralizados, concentrados o desconcentrados o autoritarios de comunicación; b) Los efectos de la comunicación sobre la socialización y la movilización social y política; c) El problema de la adopción de decisiones eficaces y sus implicaciones en la información pertinente y precisa.

LA CIENCIA POLÍTICA COMO TEORÍA DE LAS COMUNICACIONES:  

 De acuerdo con este enfoque expuesto principalmente por Karl Deutsch, la política se entiende "como el conjunto de procesos de dirección y de coordinación de las actividades que se desarrollan dentro del sistema social para la consecución de los fines a los que tienda el sistema, y el mecanismo básico a través del cual se manifiestan estos procesos es el de la decisión."

En términos sencillos un modelo de comunicación estaría compuesto por un conjunto de dispositivos: a) "Los receptores", (o canales de entrada) a través de los que se trasmiten los flujos de informaciones del ambiente externo (input). b) Las unidades que realizan las operaciones de selección de las informaciones y de interpretación de acuerdo con un código apropiado, o conjunto o reglas interpretativas (que varían de un sistema a otro y que depende de los valores dominantes, de la calidad y del tipo de canales de comunicación y de los fines que el sistema político trata de alcanzar). c) Luego, la información llega al centro de decisiones que la procesa de acuerdo a su "memoria" (valores que relacionan las posibilidades con las preferencias, recuerdos, experiencias) y culmina con la toma de decisiones. d) La dinámica del modelo viene dada por los procesos de retroalimentación (feedback) negativa y positiva.

De acuerdo a este modelo, el poder político se concibe, entonces, como el medio que permite a la voluntad presente en el centro de decisiones llevar a la práctica las decisiones suscitadas por la información externa. La retroalimentación negativa se refiere a los procesos por medio de los cuales se introduce de regreso al sistema la información relativa a las consecuencias de las decisiones y a la ejecución de las acciones, en forma tal que se modifique el comportamiento del sistema en direcciones que aproximen la realización de las metas relevantes y constituye por tanto un instrumento de control del sistema sobre el ambiente externo.

La retroalimentación positiva ocurre cuando la información que se alimenta de regreso en el sistema cataliza únicamente acciones que constituyen un incremento en la acción original.

El resultado en este modelo no es un proceso regulador, sino una espiral ascendente de respuestas, capaz -en ciertas ocasiones- de inducir rompimientos o cambios radicales en los sistemas de tomas de decisiones.

El concepto de "feedback" permite comprender los cambios del sistema y la redefinición de cursos de acción, objetivos y valores, que le posibilitan adaptarse o sucumbir ante los retos que genera el ambiente.

LA COMUNICACIÓN COMO MANIPULACIÓN:

A juicio de Ricardo Combella: "No es un modelo como los dos anteriores, sino más bien una importante faceta de las reflexiones políticas sobre la comunicación que se inserta en conceptos tales como: manipulación, aparatos ideológicos de Estado, falsa conciencia, alineación, unidimensional, industria cultural, todos los cuales se enraizan en la tradición hegeliano-marxista de la enajenación humana y sus manifestaciones en el mundo moderno".

En efecto, su insistencia en el papel "legitimador del sistema" y su "capacidad de reproducción", por parte de instituciones e ideas, una amplia gama de autores bajo categorías de análisis influenciados por esa visión del mundo recalcan el efecto potencializador de la comunicación masiva en la manipulación del lenguaje, la publicidad subliminal, la configuración de estereotipos, la invención de perjuicios, en definitiva, la consideración de la comunicación como un instrumento técnico manipulable al servicio de los intereses dominantes de un determinado sistema político, que al reproducir el campo ideológico de una sociedad, contribuye decisivamente a reproducir "su estructura de dominación".

En ese sentido el análisis de la especificidad de la comunicación política en tanto un aspecto analíticamente diferencible de la comunicación, se aborda desde el marco del papel que cumplen los medios de comunicación:

Los medios masivos de comunicación han establecido un liderazgo cuantitativo y como cualitativo, decisivo y fundamental en la esfera cultural por cuanto, en términos de recursos económicos, técnicos, sociales y culturales, se llevan una tajada cualitativamente mayor que los canales culturales supervivientes antiguos y más tradicionales, entre ellos los partidos políticos.

La totalidad de la gigantesca y compleja esfera de la "información-intercomunicación e intercambio público" y su resultante: la producción y el consumo del "conocimiento social", dependen de la mediación de los medios modernos de comunicación por cuanto estos "han colonizado progresivamente la esfera cultural e ideológica".

Como los grupos y clases sociales, en sus relaciones "sociales" si no en las productivas, llevan vidas crecientemente fragmentadas y seccionalmente diferenciadas, los medios de comunicación de masas son recientemente responsables de: a) Suministrar la base a partir de la cual los grupos y clases constituyen una "imagen" de las vidas, significados, prácticas y valores de los otros grupos de clases; b) Suministrar las imágenes, representaciones e ideas, alrededor de las que la totalidad social, compuestas de todas estas piezas separadas y fragmentadas, puede ser captada coherentemente como tal totalidad.

Dentro de esta concepción analítica la primera de las grandes funciones culturales de los medios modernos de comunicación es el suministro y construcción selectiva del conocimiento social; de la imaginería social por cuyo medio se percibe "los mundos", las "realidades vividas" de los otros y se reconstruye imaginariamente las vidas de todas y las de cada una en un "mundo global" en una "totalidad vivida."

ROL DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN:

En el plano específicamente político, el rol de los medios de comunicación de masas plantea un conjunto interesante de campos de análisis político electoral sobre los alcances y limitaciones reales de la libertad de expresión, que elevada a rango de derecho fundamental, normativo o semántico en el constitucionalismo moderno, constituyen algunos de los puntos neurálgicos que afectan a las sociedades democráticas de la actualidad y específicamente sobre: a) Los problemas derivados de los polémicos límites que separan la libertad de expresión del derecho a la intimidad. b) Las limitaciones provenientes de la seguridad nacional y la imposición de censura sobre comentarios políticos; muy unido al punto anterior, es crucial desde el punto de vista del ideario democrático, la significación del derecho a una información veraz, surtida y formativa, -aspecto que ha dado en llamarse la "transparencia informativa"- en aras de una mayor concienciación del ciudadano. Aquí se trata de conocer: a) La objetividad de la información y el sentido de responsabilidad social que debe contener el mensaje de los medios frente a las exigencias abusivas de la libertad de expresión. b) El problema de la autonomía de los medios, no sólo frente al Estado y determinados intereses políticos, como tradicionalmente se ha considerado, sino también frente a intereses económicos, que se relacionan en una pirámide de escalones armónicamente entrelazados: empresas anunciantes, agencias publicitarias, empresa de opinión y encuestas de opinión pública. c) El dilema del acceso a los medios, la posibilidad fluida de acceso democrático, como el de la profesionalización, sus alcances y limitaciones, constituyen importantes temas de debate, lamentablemente soslayados en una sociedad que se autoproclama democrática.

Trasladado al plano internacional, aún se mantiene gran interés en el candente debate de la autonomía y autodeterminación de los Estados en el manejo de la información, que surgió en las décadas de los 70 y 80 así como el problema de la pluralidad de fuentes informativas frente a la transnacionalización concentrada de los medios, y la búsqueda de un mayor equilibrio en el flujo de noticias internacionales. d) Por último el tema puede abordarse desde el ángulo de la creciente informatizaci´n de la sociedad global por medio del uso de tecnología de punta: satélites, fibra óptica, redes informáticas nacionales; expansión de INTERNET y todo ello conlleva al candente tema de la soberanía de los estados.

Un tema importante de la comunicación política, de implicaciones sobre los grados de control y autonomía de los medios, es el de los flujos de información que el fin de la Guerra Fría hizo que se dejara de lado. Por ejemplo los autores Huttington y Brezinski, plantean en un estudio comparado entre la URSS y USA países en los que antes de 1989 exhibían dos sistemas diferenciados:

1.- Un sistema de "burbujeo" propio de los sectores populares donde las opiniones, inquietudes, valores, experiencias y actitudes se elevan libremente desde todos los resquicios de la sociedad hacia los centros de decisión del sistema, generándose así una información auténtica de las demandas de la población y de las consecuencias generales de la política del gobierno.

2.- Un sistema de "goteo", de parte de las élites donde, unidimesionalmente y jerárquicamente, los centros de decisión seleccionan y evalúan unilateralmente la información limitada que sólo quieren leer, escuchar o atender.

En el caso de Costa Rica falta aún más investigación para conocer cuáles son las fórmulas viables para accesar modelos de comunicación política democrática, que deben comprender canales abiertos de comunicación, ascendentes y descendentes, pluralistas en su composición, que permitan ricos flujos de información dialógica que reflejen múltiples formas de participación ciudadana.

Al respecto el autor ha propuesto en varias publicaciones especializadas como una fórmula viable la instauración de procesos democráticos de amplio espectro y profundización, mediante la participación popular organizada como un mecanismo generador de comunicación social no mediatizada.

COMUNICACIÓN PARTIDISTA:

Todos los partidos costarricenses, en mayor o menor grado, en unos casos con mayor énfasis y sinceridad que otros, plantean la necesidad de pasar de una democracia puramente representativa a una democracia más participativa, donde el pueblo se haga más activo y conscientemente presente en las decisiones políticas que le conciernen. Esa democracia "hacia dentro" requiere de la construcción e implementación de modelos de comunicación política que tengan precisamente como tarea la elaboración de una rica red de vasos comunicantes interconectados vertical y horizontalmente, con corrientes informativas ascendentes y descendentes que permitan el libre y permanente fluir de información entre la militancia y las élites partidistas. Sin embargo, nada se logrará, si el modelo de comunicación que se construya no se sostiene sólidamente en un conjunto de prerrequisitos, que son:

1.- Un aumento de la participación de los miembros para crear un clima de mayor conciencia, que lleve hacia una cultura cívica participativa, que redunde en un activismo que rompa con la pasividad ratificadora de los "sí" y de los "no" de las asambleas.

2.- Romper con la coaptación y el patrocinio en el reclutamiento de los líderes, así como la sujeción acrítica de la militancia a los dictados verticalistas del liderazgo de turno el cual exhibe baja rotación y nuestra más bien tendencia a perpetuarse.

3.- Estímulo a la desconcentración y descentralización en la toma y ejecución de las decisiones del partido.

En Costa Rica se suelen presentar severas críticas a los modelos autoritarios de dirección política; de "derecha" o "izquierda" sin embargo, tanto la forma como el estilo de dirección de nuestros partidos es bastante cercano al modelo centralista-autoritario, de funestas consecuencias, por la hipetrofia que introduce en los procesos democratizadores.

Parece, entonces que el problema de la comunicación política a nivel partidista es el de su "resustanciación", pues debe recobrar el sentido hermoso del arquetipo griego, al que se hace referencia al principio, de asociación de praxis y lexis, como ideas consustanciales a la política.

La búsqueda de este modelo democrático debe ser complementado con modelos democráticos en los medios de comunicación social, en la plena dimensión del término, lo cual implica, la búsqueda de sistemas abiertos, pluralistas en su integración, que garanticen el acceso igual a los medios de todos los estratos y expresiones culturales, económicas y políticas, que intenten armonizar la libertad de expresión con la objetividad para que esté al servicio del desarrollo integral del país, y por tanto, motorice una planificación coherente y representativa del Estado, en su carácter de garante del Bien Común y no instrumento al servicio directo o indirecto, de intereses sectoriales de la sociedad o aún de personas.

La carencia de estudios a profundidad sobre el problema de la Comunicación Política es aún más serio cuando la corrupción y los efectos de la narcoactividad amenazan los espacios de expresión, con fórmulas muy pragmáticas: dinero a manos llenas para acallar conciencias y comprar favores políticos.

MSc. Jorge Poveda

Coordinador Comunicación Institucional

Asamblea Legislativa Costa Rica

II.- COMUNICACIÓN: PROBLEMA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

A continuación se muestra un proceso de reflexión crítica y de operacionalización muy práctica que se está efectuando en la Asamblea Legislativa de Costa Rica, la cual se encuentra inmersa en un proceso de reestructuración total de su Administración. En el campo de la comunicación social, esa reestructuración se plasma en la conversión del Departamento de Relaciones Públicas y Prensa (dependiente de la Dirección Ejecutiva) en una unidad de staff del Directorio Legislativo, para ponerse a tono con las nuevas necesidades que plantea el proceso de globalización y de regionalización que afronta el país, y por lo tanto, la Asamblea Legislativa, que debe adaptarse a ese entorno cambiante.

El itinerario seguido por el proceso de reestructuración, se inicia en abril de 1998 y está por concluirse en julio de 1998 para que la Dirección General de Servicio Civil y el Ministerio de Planificación le otorguen el aval correspondiente de previo a su entrada en vigencia.

Este documento se presenta dividido en cinco secciones, es un buen ejemplo de un intento para acercar la fundamentación teórica que subyace en todo acto de comunicación y su inserción en el marco de la burocracia legislativa costarricense. En consecuencia, las cinco secciones no son necesariamente coincidentes, porque cada una de ellas refleja la tensión existente entre la técnica y la política y la visión propia de la burocracia legislativa.

Primera Sección: Es una aproximación teórica al problema de la comunicación en el seno de la Asamblea Legislativa y es responsabilidad, por entero, del suscrito, toda vez que, es en la práctica una síntesis redactada en abril de 1998, con base en algunos planteamientos más vastos que he estado haciendo desde 1992 y que se encuentran recogidos en varias publicaciones sobre el tema.

Segunda Sección: Es una aproximación operativa que reúne las directrices formuladas en mayo 1998, por el Lic. Luis Fishman, Presidente de la Asamblea Legislativa, que dio origen a una primera propuesta que trabajaron la Licda. Karla Granados (Relacionista Pública) y el Lic. Raúl Silesky (Periodista), Directora y Subdirector, respectivamente, del Departamento de Relaciones Públicas y Prensa. Esta parte fue confeccionada a finales de mayo del presente año por ambas personas, antes del ingreso del suscrito, en calidad de Asesor del Directorio Legislativo en materia de Comunicación Social, sin embargo, el suscrito hizo algunas recomendaciones que fueron aceptadas por sus proponentes.

Tercera Sección: Se refiere a la organización interna propuesta por el suscrito, para dar cumplimiento a todas las necesidades comunicacionales de la Asamblea Legislativa. En ese sentido, la propuesta que contiene este documento debe verse a la luz del proceso de reestructuración, a los efectos de hacer ajustes y cambios a la propuesta contenida en la Segunda Sección , de manera que, se garantice tanto una buena comunicación, como un costo operativo adecuado, evitando duplicaciones con los servicios comunicacionales que prestan otros Departamentos.

Cuarta Sección: Es el resultado de comparar las tres secciones anteriores con el criterio final emitido el 15 de junio por el Lic. Luis Fishman, Presidente de la Asamblea Legislativa, con base en los criterios generales que rigen el proceso de reestructuración. Es por tanto el resultado de unir y compatibilizar desde el punto de vista técnico-comunicacional las ideas contenidas en las tres secciones anteriores.

Quinta Sección: Contiene la decisión final de la Presidencia de la Asamblea Legislativa, tomando en consideración los aspectos técnicos viables, las posibilidades financieras y la puesta en práctica del proceso de reestructuración. La decisión final será visible en un pronunciamiento del Directorio Legislativo que se espera para la primera quincena de julio.

Comentario: Del proceso descrito, que puede consultarse con más detalles en la documentación anexa, quedan como corolarios estas reflexiones:

1.- La imagen de la Asamblea Legislativa medida en la última encuesta de Unimer, publicada por el periódico "La Nación" a mediados de mayo, se ubica en el lugar -3, y eso después de que esta institución hizo un gran esfuerzo final en la Legislatura anterior.

2.- En consecuencia, cualesquiera que sean las propuestas que se hubiesen adoptado, es entendido que, en términos de imagen, debe partirse de esa base -3, y que el proceso mismo de reestructuración es una carga que incide en la imagen institucional.

3.- En una institución como la Asamblea Legislativa ninguna unidad operativa -en este caso la Unidad de Comunicación Institucional- puede tener en sus manos proyectar la imagen interna y externa, toda vez que esa función es privativa, insustituible e inherente a los señores Diputados.

4.- A lo más que puede llegar una unidad de apoyo en información y comunicación, es a sugerirles mejores formas instrumentales de intercambio comunicacional para que, al final del proceso, resulte una imagen interna y externa de la Asamblea menos distorsionada y por lo tanto, más positiva.

Nota: El proceso aquí documentado, se está produciendo en un período sumamente corto: se inicia el 1° de mayo y se espera que culmine a finales de julio 98.

A.- PROBLEMAS TEÓRICO-PRÁCTICOS

Para intentar soluciones adecuadas a la mala imagen de la Asamblea Legislativa, es necesario clarificar algunos conceptos teóricos que se encuentran a la raíz misma del fenómeno comunicacional, el cual se puede tratar desde diversos ángulos: la comunicación como argamasa de la sociedad global; la comunicación como producto cultural; la comunicación como manipulación ideológica; la comunicación como simple intercambio de información.

Para los efectos que nos interesa, no utilizaremos tan solo una aproximación teórica, sino una síntesis que se adapte a los problemas comunicacionales propios de la Asamblea Legislativa. En esa tesitura, se requiere tener claridad en -al menos- algunos puntos teoréticos, como los que se señalan a continuación:

1) POLÍTICA COMUNICACIONAL: es un conjunto de prescripciones que le permitirían a la Asamblea Legislativa comunicarse adecuadamente con la razón de ser de su mandato: el pueblo costarricense.

Toda política comunicacional moderna debe ser a la vez vehículo en sí misma, para facilitar la proyección de la Asamblea Legislativa explicando (esto es haciendo accesible y entendible a los públicos) los objetivos institucionales.

Esto es así, tajante, porque ninguna política comunicacional puede estar separada del quehacer institucional global porque -al final- es en última instancia el quehacer institucional el que proyecta la imagen y a la institución se la juzga por esa imagen. En consecuencia, para apoyar adecuadamente una política comunicacional, la Asamblea requiere tener claros sus ejes de acción sustantiva que -a mi juicio- pueden ser los siguientes:

a) Concepto Poder Legislativo: El Poder Legislativo lo integran tres instituciones. Dos de ellas: Asamblea Legislativa y Contraloría General de la República, tienen su origen en disposiciones constitucionales y existe una interpelación consolidada por el tiempo. La tercera: Defensoría de los Habitantes de la República carece aún de respaldo constitucional (existe un proyecto de ley que le ofrecería esa garantía) y su interpelación está consolidándose cada vez más.

Para consolidar el concepto Poder Legislativo es interés de la actual Presidencia de la Asamblea Legislativa el establecimiento de un sistema integrado permanente en el que los titulares de la Presidencia de la Asamblea, de la Contralor General de la República y de la Defensoría de los Habitantes de la República, conformen un Consejo de Enlace.

El Consejo de Enlace tendría como meta global mejorar sustancialmente la eficiencia de las tres instituciones, mediante el intercambio oportuno de información relevante que permita cumplir eficazmente con la misión encomendada a cada uno de los tres integrantes del sistema.

En la práctica en la Asamblea Legislativa ha operado una Oficina de Enlace con la Defensoría y de la experiencia resultante, resalta la necesidad de fortalecer el enlace no solamente a nivel administrativo, sino al más alto nivel; así como extenderlo a la Contraloría General de la República.

En ese sentido, el planteamiento teórico tiene como sustento una experiencia que aunque parcial, es valiosa para el nuevo contexto que se plantea bajo el concepto de Poder Legislativo.

En lo que toca a la Asamblea Legislativa, el proceso de formación de leyes, de control político, de vigilancia sobre el quehacer de las instituciones del Estado y de intercambio estructurado (comunicación con las organizaciones de la Sociedad Civil), puede verse fortalecido instrumentalmente y legitimado socialmente con un trabajo coordinado entre los tres entes señalados.

b) Diagnóstico conjunto con Contraloría y Defensoría: para determinar, bajo ciertos parámetros sociales y teniendo como norte el fortalecer el concepto de Poder Legislativo, el cuerpo de leyes que requieren modificación, para que no se siga multiplicando y haciendo más complejo y enmarañado el panorama jurídico, que los especialistas casi ya no manejan, y el pueblo menos comprende.

c) Proceso de Formación de Leyes: asentado en bases técnico-jurídicas, pero no únicamente con la visión de los juristas, sino con criterio interdisciplinario, fortaleciendo las concepciones técnicas, para ser complementadas por los Diputados, que son -en última instancia- en quiénes reside la facultad constitucional de decisión.

d) Sistema de Control Político: basado en insumos obtenidos de los dos ejes de acción anteriores y de una "relectura" de la interpelación entre los diversos componentes de la Sociedad Política de manera que, se tecnifiquen y amplíen sustantivamente las "entradas" de información necesarias para respuestas políticas rápidas y adecuadas por parte de la Asamblea.

e) Optimización de las Interrelaciones Parlamentarias y Gubernamentales: a nivel mundial, latinoamericano y regional y de su nuevo papel de colaborador en el manejo de las Relaciones Internacionales de la República, para modernizar el enfoque tradicional seguido durante la segunda mitad del siglo actual. Hoy día la legislación no se gesta sólo al interior del país, porque es la resultante de la interpelación con la globalidad planetaria. En ese sentido la Asamblea Legislativa debe tener una clara política de búsqueda de mecanismos de Cooperación Internacional con Foros y Parlamentos a niveles mundial, latinoamericano y regional.

f) Sistema de Apoyo Administrativo que complemente todo el accionar de la Asamblea Legislativa, no en función de labores tradicionales e inconexas, y en algunos casos con Jefaturas improvisadas, sino en funciones concatenadas, convergentes, para maximizar el trabajo legislativo, simplificando la estructura operativa y bajando -de paso- los costos institucionales.

2.- COMUNICACIÓN: Debe entenderse la comunicación como un acto resultante de una interacción para poner en común, compartir, relacionar un emisor activo (en este caso los diversos integrantes de la Asamblea Legislativa) y los receptores activos (los integrantes de la Sociedad Civil debidamente organizados).

La comunicación así entendida, se distancia de la información (la cual distingue únicamente un emisor activo y un receptor pasivo), por cuanto la comunicación se enriquece mediante el diálogo, lo que implica la institucionalización de corrientes pluridimensionales en el ámbito social, con retroacciones múltiples, generadoras de democracia y desarrollo reales.

Ahora bien, las facetas más destacadas de la comunicación -para el caso de la Asamblea Legislativa -en concreto- pueden resumirse en tres acápites:

a) Una institución cuya existencia se fundamenta únicamente en la legalidad formalista, está amenazada de desaparecer o de convertirse -en este caso- en un ente "virtual". Por lo tanto debe accionar coherentemente para mantener un mínimo de legitimidad social, y a partir de allí, comenzar a fortalecerse.

b) El mínimo de legitimidad social se mide en términos de opinión pública que se cristaliza en la "imagen institucional".

c) La aceptación o rechazo -y consecuentemente- las variaciones entre uno y otro polo (emisor y receptor) terminan conformando parte de la cultura democrática nacional para apreciar en ese contexto el quehacer de la Asamblea Legislativa.

En consecuencia, la comunicación así entendida, constituye esencia e instrumento vinculantes entre la Asamblea Legislativa y la Sociedad Civil. E igualmente el fenómeno anterior puede aplicarse en la relación entre la Asamblea Legislativa y los demás entes que conforman la Sociedad Política.

Sin embargo, por su rol esencial de interrelacionador que le define la Constitución Política, la Asamblea Legislativa supera al Poder Ejecutivo y al Poder Judicial en su obligación comunicacional, toda vez que, su trabajo consiste justamente en interrelacionar interpretándolas, las diversas corrientes que se mueven en el seno de la Sociedad Global.

Por sus inmensas posibilidades de influir en el espíritu y en el comportamiento de los habitantes de Costa Rica, las acciones de comunicación que emanan de la Asamblea Legislativa, son un medio poderoso capaz de detener o de acelerar la democratización de la sociedad y de reducir o de ampliar la participación de los ciudadanos en la adopción de las decisiones que les compete.

De allí que la estructura de la comunicación, en su práctica diaria para la utilización adecuada o inadecuada de medios e instrumentos para alcanzar más y más capas poblacionales, es una obligación ineludible en que la Asamblea Legislativa debe tener gran claridad porque en comunicación no hay "acciones abstractas", sino acciones concretas que terminan incorporándose a la cultura política.

3) ASPIRACIÓN COMUNICACIONAL: La necesidad de comunicarse por parte de la Asamblea Legislativa y el derecho a ser comunicado por parte del pueblo costarricense, deberían quedar ampliamente satisfechas no ya mediante el cumplimiento formalista "del derecho a ser informado", o del "derecho a informar". En este caso, debe irse más allá de la simple obligación legal, lo que conlleva a un constante perfeccionamiento de los modelos que se utilicen para garantizar el fortalecimiento de la relación entre ambos polos.

En ese orden de ideas, la Asamblea debe practicar una política que garantice que en su interrelación interpretativa y que en su papel como mediador, la democracia formalista representativa costarricense (caracterizada por acciones informativas unidireccionales) vaya dando paso a un democracia consensuada en que la participación de ambos polos comunicacionales se rijan por, al menos, cuatro vectores sociales que se describen a continuación junto a sus acciones concretas:

a) Legitimidad consensual: Asentada en tres acciones:

* Promulgación de leyes para fortalecer procesos eleccionarios más abiertos que garanticen la representación pluralista ideológica y social y garanticen la democratización de los partidos políticos.

* Formulación de leyes para rescatar potestades delegadas en el Poder Ejecutivo, que pertenecen a la esfera propia del Poder Legislativo.

* Aceleración de las reformas internas para la modernización de la Asamblea Legislativa en sus niveles político, técnico y administrativo.

b) Apoyo a la legitimidad: Fundamentado en dos niveles:

* Formulación de legislación que propicie el fortalecimiento de los cuerpos intermedios de la Sociedad Civil para garantizar una mayor socialización democrática en la búsqueda del desarrollo armónico.

* Formulación de legislación que establezca mecanismos para facilitar la comunicación dialógica entre la Sociedad Civil y la Sociedad Política.

c) Cogestión Sociedad Civil-Sociedad Política: Facilitada por acciones de:

* Formulación de leyes que aceleren procesos de desconcentración y descentralización de decisiones en la Sociedad Política, actualmente centralizadas en el Poder Ejecutivo.

* Formalización de leyes que permitan la planificación consensual sectorial en los diversos estamentos de la Sociedad Civil.

d) Comunicación Comunitaria: Resultante de dos esfuerzos:

* Formulación de una legislación moderna que contemple el uso racional de la información y de los medios de comunicación para apoyar el desarrollo armónico nacional.

* Formulación de un marco legal apropiado para crear una Política Nacional de Comunicación para el Desarrollo, con la concurrencia de los diversos actores sociales intervinientes.

4) CAPACIDAD CREATIVA: De las reflexiones anteriores se deriva, como consecuencia lógica, que los actos comunicacionales de la Asamblea Legislativa trascienden en mucho, la simple reorganización de una unidad operativa, en este caso el Departamento de Protocolo, Relaciones Públicas y Prensa (o como se llame actualmente)

El quehacer propio de la Asamblea Legislativa constituye -en sí mismo- un acto permanente comunicacional y que, por lo tanto, la Institución está obligada a tener una gran capacidad creativa para idear formas instrumentales nuevas y no salir del paso elaborando boletines, documentando procesos parlamentarios en fotografías o en rollos de video, o transmitiendo mecánicamente actividades por medio de la radio.

Esa creatividad pasa -entonces, necesariamente- por la creación de nuevos espacios sociales de interrelación y legitimación de los actos legislativos, lo que implica que a la vez que se van produciendo, se van incorporando al acervo comunicativo, creando cultura democrática y por lo tanto generando legitimidad social, que es la principal carencia del Primer Poder de la República.

Desde el ángulo comunicacional-organizativo (dado que la comunicación es también la "argamasa" de la sociedad y de las instituciones), en la Asamblea Legislativa de Costa Rica, nos encontramos en un momento crucial en que la reestructuración no debe ser tan solo una disminución del número de empleados ni una redefinición meramente funcional de los departamentos.

El hecho mismo de que los medios de comunicación masiva que suelen atacar con eficiencia y eficacia, a la Asamblea Legislativa estén dispuestos a apoyar el proceso reestructurador, debe ser ocasión propicia para imaginar en este impasse (cuya duración nadie puede vaticinar) la reformulación del proceso comunicacional.

En consecuencia, colocados en esta tesitura y relacionando los contenidos abstractos con las necesidades instrumentales, pueden hacerse otras afirmaciones que se relacionan específicamente con la materia propia a ser comunicada.

5.- PROBLEMAS PRÁCTICOS:

Dada la carencia de medio de comunicación propios y de la ausencia de una política comunicacional, resulta que todos los acontecimientos que ocurren en el Parlamento -terminan siendo del conocimiento público cuando son divulgados -preferente o exclusivamente- por los "medios de información de masas", de acuerdo a esta secuencia decodificadora:

* Todos los actos legislativos son DATOS, que pasan por diferentes codificadores e intérpretes (mediadores), antes de convertirse en información, y ésta, a su vez, en noticias.

* Las noticias son interpretaciones de datos, cuya objetividad e importancia es un elemento externo a la Asamblea Legislativa que depende de una cadena de interpretaciones-mediaciones por parte de: periodistas, jefes de información, jefes de redacción, editores, directores, juntas directivas de cada medio de información.

* Las noticias pueden disminuir (hasta la desaparición), mantener (si son objetivas), o aumentar (hasta la exageración) la importancia y la repercusión de los datos; a la vez que el tratamiento noticioso de los datos convierte los actos legislativos reales en imágenes.

El resultado final -que es el que en definitiva cuenta- es que las imágenes sustituyen la realidad y la Asamblea Legislativa es valorada por cada uno de los componentes de los públicos, según sean sus propias imágenes (matriz mental) de la realidad.

En consecuencia, la mala imagen acumulada por la Asamblea Legislativa que en abril se sitúa en -3 (menos tres)en la última encuesta de Unimer es la resultante de la mezcla e interrelación dinámica de factores que pueden agruparse en internos y externos. En otras palabras, la imagen es la resultante tanto de graves errores de la propia Asamblea Legislativa, como de malas voluntades externas al Parlamento. Examinemos brevemente ambos:

FACTORES INTERNOS: Los factores negativos internos son responsabilidad exclusiva de la Asamblea Legislativa. De ellos sobresalen cuatro, con sus propias características:

a) Clima organizacional: Este se descompone a su vez en:

* Injerencia política directa en asuntos técnicos y administrativos, lo que ha impedido un desarrollo armónico y propiciado el crecimiento desmedido y el desorden actuales.

* La cadena de autoridad no es escalar, sino que está distorsionada por intervenciones políticas.

* A pesar de la introducción de la informática, algunos sectores aun no inician un esfuerzo por modificar patrones ineficientes de trabajo, por lo cual en plena era informática hay desequilibrios en el desarrollo institucional.

* Hay poca comunicación entre los departamentos, por lo tanto escasa coordinación y en consecuencia duplicaciones innecesarias en muchas tareas.

* Los períodos presidenciales de un año impiden la institucionalización de cambios (así los cambios propiciados en una legislatura no han terminado de asentarse, cuando ya se producen otros en línea contraria).

b) Circulación de la información: Muestra estas características:

* No es formal ni escalar, sino bajo la cultura del rumor, que ayuda a desquiciar la escasa legitimidad administrativa.

* Los Diputados, técnicos y administrativos se han "preocupado", pero no se han "ocupado" sistemática y permanentemente de poner coto al problema de desprestigio ante la opinión pública.

c) Actitud ante la comunicación social: Hasta el momento exhibe dos propiedades peligrosas y negativas:

* Hay indiferencia en el más alto nivel del Parlamento hacia el fenómeno de la comunicación social como un factor real de poder que le deslegitima; o si existe conciencia del problema no hay ni políticas definidas ni voluntad política consensual para acometer la tarea de enfrentar este reto por temor a la reacción de los medios.

* Cuando un medio de prensa ataca a un miembro de la Asamblea Legislativa, aún cuando el resto tiene conciencia de lo infundado del ataque, suelen guardar silencio por cálculo personal o grupal, sin darse cuenta que ceden terreno y que -en cualquier momento- quienes callan- pueden ser víctimas de ataques similares.

FACTORES EXTERNOS: Son -en muy buena parte- responsabilidad, entre otros, de los medios de comunicación social. Se citan estos como los de mayor incidencia negativa:

* La pérdida de la identidad nacional y de los valores tradicionales del costarricense, insertados en un contexto global cambiante y en un sistema de información Multidireccional ("Network Society"), en el que la Asamblea mantiene su legalidad formal ,pero pierde su legitimidad social.

* La excesiva exposición ante los medios de comunicación social, por parte de los señores diputados, lo cual termina por desdibujarles, y les hace perder importancia y credibilidad.

* La mala decodificación de los enfrentamientos políticos propios de la institución, por parte de los medios de comunicación social, lo que produce discrepancia de opiniones respecto a la labor de la Asamblea Legislativa en un país, cuyo régimen de opinión pública es muy abierto.

* Las corrientes de democratización y movilidad social desplazan a las élites dirigenciales tradicionales, y algunos sectores añoran la "Monopolización de la Asamblea Legislativa".

* El desencanto generalizado sobre el papel, el significado y la eficiencia de los partidos políticos en una era de cambios acelerados. Asimismo esto contribuye a la pérdida de "liderazgo social" que hoy se ha trasladado a otros sectores de la sociedad.

* Los diversos sectores de la sociedad que reclaman por la lentitud en la tramitación de leyes, se entrecruzan con los que frenan el proceso. En ese "estira y encoge" la Asamblea siempre pierde.

Es claro que la imagen es el resultado de la interrelación de factores; aparte de lo señalado, la población percibe la acción de la Asamblea Legislativa como un "continuum" lo que se refleja en la frase: "todos los políticos son iguales"; aunque la institución trabaje en cortes sincrónicos. Por lo tanto, la percepción de este "desfase" se paga indefectiblemente en términos de imagen y que cada vez que la Asamblea Legislativa levanta la cabeza y pone atención al problema de su mala imagen, intenta una solución a la defensiva,pero esto significa soluciones instintivas,no racionales.

6) INTENTOS DE SOLUCIÓN: Cada vez que la Asamblea Legislativa se ha "preocupado" por el problema de su imagen se intenta una solución que -invariablemente- ha terminado en la contratación de servicios periodísticos o de relaciones públicas cuyos objetivos se centran en cualesquiera de las "clásicas" soluciones informacionales de una sola vía: Asamblea LegislativaPueblo. Entre esas soluciones fáciles se encuentran, por ejemplo, aumento de la difusión del quehacer parlamentario, relaciones públicas por objetivos, programas de mejoramiento de imagen, mejoramiento de facilidades para los periodistas que cubren la "fuente". Pero es obvio que esos intentos de solución no son suficientes.

En una investigación del suscrito que data de 1992, que analiza los intentos de solución durante casi veinte años, se demuestra que gracias a esos esfuerzos esporádicos de corte informacional los resultados -también acumulados- pueden resumirse en un diagnóstico institucional cuya secuencia actual puede singularizarse así:

a) Los actos reales producidos por la Asamblea Legislativa son poco conocidos por estar mal divulgados y ser mal interpretados.

b) La institución muestra un deterioro creciente de credibilidad.

c) La baja credibilidad atenta contra la legalidad institucional

d) La legitimidad de la Asamblea Legislativa está en entredicho permanente.

e) Las encuestas reflejan una mala imagen de la Asamblea Legislativa que va en aumento.

f) La mala imagen de las encuestas se suma a la imagen anterior (el ciclo se retroalimenta a sí mismo).

g) La mala imagen desacredita, esto es que, en términos sociales, la Asamblea se deslegitima cada vez a mayor velocidad.

h) La deslegitimación contribuye fuertemente al deterioro del sistema político.

i) El deterioro del sistema conlleva -indefectiblemente- a la ingobernabilidad.

j) La ingobernabilidad (o su amenaza latente, pues para el caso vale lo mismo), crea inseguridad y caos social.

7) CAMBIO DE PARADIGMA: En investigaciones recientes (1992-1996), se ha planteado insistentemente en varias publicaciones que el problema de la comunicación de la Asamblea Legislativa no se puede resolver exclusivamente desde la perspectiva del ente parlamentario (emisor-unidireccional) sino desde las expectativas sociales legítimas de los receptores (pueblo). Eso implica cambiar el paradigma.

Conlleva buscar soluciones legitimadoras de la Asamblea Legislativa, porque en el proceso de cambio se encuentra envuelto -ni más ni menos- que el paso de una cultura informacional propia de un sistema de democracia representativa unidireccional (EstadoPueblo), hacia un modelo nuevo: la democracia participativa, cuyo sustento es, precisamente, una cultura comunicacional (Pueblo-EstadoEstado-Pueblo), que refleje las retroacciones múltiples en que se desarrollan los actos sociales consensuales, bajo la cultura del diálogo democrático.

Para cambiar el paradigma comunicacional, la Asamblea Legislativa requiere del consenso social para mantener su legitimidad social y cumplir su rol institucional; pero, es necesario tener en consideración estos factores:

a) No basta la legalidad social (formalismos) provenientes de la Constitución y del REGLAMENTO que rigen al ente parlamentario.

b) Debe buscarse la legitimidad social mediante el consenso social por medio del diálogo.

c) En consecuencia, no es fácil acometer la tarea por la vía informativa exclusivamente, ya que por su "dureza tecnológica" los medios de información: diario, radio, televisión, volante, afiche, mural, si bien ofrecen más penetración, no son interactivos, sino unidireccionales.

d) Aún persiste la falta de cultura en el ente parlamentario para la utilización de otros medios de comunicación: reuniones sectoriales y funcionales, foros, simposios, "grupos focales", discusiones grupales, cabildos, consultas, plebiscitos, asambleas populares, que si bien son multidireccionales y generan el diálogo; por otra parte, son de mas corto alcance (penetración) y demandan un gran esfuerzo adicional, cuyos resultados no son visibles ni cuantificables a corto plazo.

e) La cultura verticalista-unidireccional de los partidos políticos- que se reproduce en la Asamblea Legislativa, no es una arena abierta a la libre discusión entre los diversos grupos intra-partidistas, y este parámetro se refleja y reproduce en el seno de la Asamblea Legislativa, para la puesta en común de distintas opiniones, provenientes de sectores diversos y antagónicos.

f) El accionar social de los partidos políticos está fuertemente regimentado por la ley electoral; pero los medios de información de masas no, porque se "autoregulan" por las leyes del mercado, pese a que ambos -en la práctica social- compiten por un solo insumo: la credibilidad de la opinión pública.

g) El público percibe al Estado como "un Todo" y a la Asamblea Legislativa como un "continuum", y aunque la realidad es otra, en la práctica la imagen muestra una Asamblea Legislativa como "correa de transmisión" de los distintos Poderes Ejecutivos de turno, en claro detrimento del Primer Poder de la República (término muy conceptuoso, pero de poco asidero real jurídico y social).

h) La Asamblea Legislativa requiere hacer un serio esfuerzo de reingeniería para que las macro-funciones sociales de carácter comunicacional-organizacional-político, se ejecuten por medio de técnicas comunicacionales.

j) Las técnicas comunicacionales son dialógicas (esto es

multidimensionales) y dialécticas (en su acepción sociológica: generadoras de puntos de vista que minimizan la confrontación); además las técnicas comunicacionales están a tono con la tendencia moderna de enriquecimiento de la democracia, por medio del fortalecimiento de la participación.

En consecuencia, para efectos de la Asamblea Legislativa, y para la concreción del nuevo paradigma se deben contemplar cuatro variables comunicacionales sustantivas:

1.- Participación popular: La participación es de carácter multifacético. Debe ser, entonces: un medio, un instrumento, un proceso y una actitud que correctamente encauzadas cumplan con prohijar al diálogo para aliviar la tensión social y preparar, a su vez, a la Asamblea Legislativa, para fortalecer la Democracia Participativa, que es el desideratum de la Democracia Real. Pero no basta la claridad conceptual, se requiere también de claridad de los instrumentos de acción que, pueden agruparse en dos conceptos complementarios:

a) Clima organizacional: La participación requiere de convergencia a practicarse en dos niveles:

* Interno: para crear un clima laboral y organizacional mas eficiente y mas eficaz.

* Externo: para que los diputados -y el ente legislativo como un todo- puedan ser mejores representantes de su pueblo.

Por lo tanto, la participación necesita (dentro y fuera de la Asamblea Legislativa), de sus propios medios para establecerse y requiere de la creación de cuatro acciones que deben ser definidas participativamente: a) un proceso de planeamiento; b) un proceso de implantación; c) un proceso de coordinación; d) un proceso de educación.

b) Voluntad política: Los cuatro procesos señalados anteriormente requieren de convergencia en tiempo y espacio, lo que implica la necesidad de hacer un esfuerzo previo para compartir (o disentir) de esa meta y con el apoyo de técnicas de diagnóstico participativo -y por supuesto mediando la voluntad política- es factible; entonces:

* Reorientar los esfuerzos de la Asamblea Legislativa en el campo de la comunicación social, para que asuma una visión que contemple el juego complejo de interacciones heterogéneas (a lo interno y a lo externo) que son a la vez causa y efecto de critica a la Institución.

* Repensar la manera en que acomete sus tareas comunicacionales para mantener y fortalecer la legitimidad de su rol social, en una sociedad sometida a cambios acelerados e inmersa, ella misma, en un contexto muy dinámico y cambiante.

* Plantear un Plan de Comunicación Parlamentaria acorde con las necesidades del público externo (pueblo como usuario) e interno (diputados y funcionarios como usuarios). Esa política requiere de un Plan, que pueda medirse, seguirse, retroalimentarse, evaluarse, reprogramarse para pasar de las premisas a la práctica.

8) HACIA UN PLAN CONCRETO: El Plan de Comunicación Parlamentaria debe concebir la comunicación como un proceso integral e integrador, que va más allá de la manera tradicional (limitada a la función emisora de información, publicación, publicidad, propaganda, relaciones públicas, publicaciones divulgativas), para asumir el papel activo que al Parlamento debe corresponderle en el cumplimiento de las funciones comunicacionales en el ámbito de la política. Esto implica tener en consideración estas dos características:

A) La circulación oportuna y equilibrada de la información como insumo básico de la interrelación con la sociedad global, tomando en cuenta dos factores intrínsecos. Esto significa la educación del ciudadano para prepararle para la participación y las relaciones sociales solidarias, así como la facilitación de la participación de personas, grupos y comunidades en la vida pública en la formulación y la adopción de decisiones que culminen con promulgación de leyes.

B) En el tanto en que el Plan conciba la comunicación como un proceso integral e integrador, al establecer los mecanismos necesarios para recibir, sintetizar, analizar y dar salida a la información proveniente de las diversas fuentes legislativas, no circunscritas al recinto plenario, sirve para llenar tres necesidades del ente legislativo:

* Retroalimentar el proceso legislativo de información directa y oportuna en sus instancias política, técnica y administrativa.

* Facilitar a todos los usuarios el acceso oportuno, sin mediadores/intérpretes de toda la información que emana de la Asamblea Legislativa.

* Crear canales de comunicación -de muy diversa índole- capaces de asegurar el intercambio de información útil entre la Asamblea y otras instancias oficiales; y entre la Asamblea y la Sociedad Civil.

9) ETAPAS PARA PONER EN PRÁCTICA EL PLAN:

El Plan debe elaborarse participativamente por la "comunidad parlamentaria", asignando a cada sector, según su peso político y rol institucional un peso especifico que respete esa condición innata. En esta tarea deben participar, en una primera etapa, los diputados, los técnicos y los administrativos. Igualmente, invitar a participar a los periodistas que cubren la Asamblea Legislativa, así como dar a conocer a los Directores de los medios de comunicación social, la necesidad de crear canales consensuales, sin que ello implique ni claudicación ni sometimiento, pero sí ejercicio responsable de una libertad de la cual gozan, pero no puede medirse únicamente en términos de "ratings", o de "profits".

El proceso a efectuar debe seguir dos metas concretas:

1.- Confrontar lo que debe hacerse con lo que se está haciendo y señalar lo que falta por hacer.

2.- Arribar a una propuesta gradualista viable, cuya puesta en práctica quede incluida en un cronograma, que puede contemplar estos pasos:

* Plantear soluciones por etapas

* Proponer el plan a las autoridades para su aprobación.

* Iniciar el proceso de implementación

* Retroalimentar el proceso.

* Evaluar el proceso para reformular soluciones

En una segunda etapa, deben participar los grupos de la Sociedad Civil Organizada.

Mientras el nuevo Directorio Legislativo que se elija se ocupa de estudiar la propuesta, en esta última parte formulo tan solo cuatro recomendaciones:

Primera: Al contemplar la reestructuración administrativa, se puede dejar al actual Departamento tan solo con la mitad de su personal actualmente asignado.

Segunda: Del total que resulte, se debe seleccionar aquellos que llenan las características ocupacionales básicas que se encuentran descritas en mi propuesta inicial, entregada la semana pasada, toda vez que es el mínimo requerido para funcionar normalmente, porque se busca mejorar eficacia, pero a base de mejorar -sustancialmente- la eficiencia.

Tercera: Con ese equipo base una vez que el Departamento se reoriente, puede o bien fortalecerse en aspectos complementarios, o bien crecer pero ya no desordenadamente, sino selectivamente, para llenar a cabalidad las funciones que requiere la puesta en práctica del Plan de Comunicación Parlamentaria que se elabore participativamente.

Cuarta: Si se aceptan las tres recomendaciones anteriores, se requiere un plazo prudencial para reorientar el trabajo que actualmente cumple el Departamento que aquí he analizado brevemente.

Finalmente una observación: Estas líneas que formulo en mi condición personal, requieren más profundidad de análisis. Sin embargo, dado que la Asamblea Legislativa no puede detenerse en la marcha de la Institución para la formulación de políticas, sino que éstas deben ir saliendo de la combinación entre la teoría y la práctica, pasamos, de seguido, a la segunda sección que contiene la descripción de tareas y actividades concretas con las cuales se reformula el trabajo en comunicación.

Bibliografía:

Poveda, Jorge: * Participación Popular Organizada, Instrumento de Comunicación, U. Paz-U.Quebec,

Costa Rica, 1984

* Diagnóstico de Imagen de  Asamblea Legislativa ,Asesoría en Comunicación Social, Directorio Legislativo, Costa Rica, 1992

* Hacia una Política de Comunicación Social, Depto. Servicios Parlamentarios, Asamblea Legislativa,

Costa Rica, 1993

* Comunicación Política y Repercusiones en  Asamblea Legislativa, Depto. Servicios Parlamentarios ,

Costa Rica, 1995

* Hacia una Política Comunicacional, Revista Parlamentaria,

Costa Rica, Agosto, 1997

B.- PLAN TRABAJO: DEPTO. RELACIONES PÚBLICAS Y PRENSA

PRESENTACIÓN.- El Departamento de Relaciones Públicas y Prensa ha entrado en un proceso de reorganización, para convertirse en un órgano administrativo de proyección institucional. Una mayor atención a la realidad nacional, una más rápida respuesta ante las críticas que enfrenta la Asamblea Legislativa y una mayor producción de información sobre el acontecer legislativo son los propósitos de este proceso de cambio, sin descuidar otras responsabilidades que le competen.

El impulso de nuevas modalidades y mecanismos de comunicación entre la Asamblea Legislativa y la población (sectorizando y regionalizando los públicos a los que se desea llegar) se impone en este nuevo proceso que busca fortalecer la democracia. Es por ello que el uso creativo de la informática, la radio, los medios rurales y los medios de comunicación alternativa, así como un permanente proceso de monitoreo y retroalimentación y evaluación,nos permitirán dar un paso más en este proceso informativo/comunicacional.

VISIÓN: La visión compete determinarla al más alto nivel decisorio de la Asamblea Legislativa. Sin embargo, para efectos prácticos, se visualiza no una Asamblea Legislativa con dos auxiliares (Contraloría y Defensoría) con los que interactúa indirectamente una vez al año por medio de los informes que deben rendir por obligación constitucional y legal, sino una Asamblea Legisalativa enmarcada bajo el concepto: Poder Legislativo.

En la práctica en la Asamblea Legislativa ha operado una Oficina de Enlace con la Defensoría y de la experiencia resultante, resalta la necesidad de fortalecer el enlace no solamente a nivel administrativo, sino al más alto nivel; así como extenderlo a la Contraloría General de la República. En ese sentido, el planteamiento teórico tiene como sustento una experiencia que aunque parcial, es valiosa para el nuevo contexto que se plantea bajo el concepto de Poder Legislativo.

En lo que toca a la Asamblea Legislativa, el proceso de formación de leyes, de control político, de vigilancia sobre el quehacer de las instituciones del Estado y de intercambio estructurado (comunicación con las organizaciones de la Sociedad Civil), puede verse fortalecido instrumentalmente y legitimado socialmente con un trabajo coordinado entre los tres entes señalados. Asismismo, la labor legislativa se visualiza con una búsqueda más coherente de interrelación estructurada con la Sociedad Civil.

MISIÓN.- Colaborar en la proyección de la imagen interna y externa de la Asamblea Legislativa, mediante una mayor orientación e información al público, estableciendo una oportuna comunicación oficial de múltiple espectro con la comunidad, enriqueciendo el trámite y gestión de actividades de información nacional e internacional de la institución, sea que los efectúe el propio Departamento, o por medio de mecanismos de colaboración con las oficinas de los señores Diputados y con otros Departamentos del área administrativa. Procurar, además, el logro de un alto nivel motivacional y de pertenencia de los funcionarios de la Asamblea, por medio de la realización de actividades de estímulo y recoocimiento a todo nivel.

OBJETIVOS.- Se hará mediante el cumplimiento de tareas usuales y de otras nuevas que han sido expresamente solicitadas por la Presidencia de la Asamblea Legislativa, para permitir cumplir el objetivo general y los objetivos específicos.

GENERAL.- Ser una unidad de acción creativa, oportuna y eficiente para que la Asamblea Legislativa -como institución- cumpla con estas necesidades y obligaciones:

a- Monitorear diariamente el acontecer nacional y -principalmente- el que se refiere a la institución.

b- Preparar y canalizar material informativo para dar a conocer -diariamente- el trabajo legislativo más relevante de todas las comisiones y grupos de trabajo legislativo, así como de los diputados que expresamente lo soliciten.

c- Retroalimentar el proceso de intercambio de información participativa, que es inherente a la formación de leyes.

d- Asesorar, colaborar y ejecutar -directamente- actividades de extensionismo y formación de toda indole, que lleven a cabo la Presidencia, las Comisiones Legisaltivas y la Dirección Ejecutiva.

e- Retroalimentar los procesos de intercambio de información que son inherentes a la formación de leyes.

f- Difundir por medios de comunicación ortodoxos y alternativos, el quehacer parlamentario, para que se difunda a nivel interno (diputados, funcionarios); a nivel externo (comunidad organizada); y a nivel exterior (foros legislativos: Unión Parlamentaria Mundial, Parlamento Europeo, PARLATINO, PARLACEN, FOPREL).

ESPECÍFICOS.- -Independientemente de que sobre la marcha según aconseje la evaluación- se vayan haciendo ajustes y adiciones para enriquecer la labor informativa/comunicacional; así como mediante la medición de la opinión pública sobre la Asamblea Legislativa, la misión se logrará mediante estas tareas concretas:

MONITOREO:

* Efectuar el monitoreo diario de los medios informativos (radionoticieros, programas de opinión y telenoticieros), para la Presidencia y diputados que soliciten el servicio.

* Revisión diaria de los periódicos nacionales y proponer a las instacias pertinentes las aclaraciones y respuestas que se consideren oportunas.

* Responder de inmediato cualquier información que se considere negativa hacia la Asamblea Legislativa.

OFRECER INFORMACIÓN SOBRE EL TRABAJO DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

* Producir y enviar información oficial, sin inclinación partidaria, sobre la labor de la institución y de las comisiones legislativas mediante boletines de prensa diarios.

* Informar diariamente a los directores de medios de comunicación la agenda legislativa (agenda de comisiones, proyectos en discusión, audiencias y actividades diversas).

* Informar semanalmente, por adelantado (los lunes) a los Directores de medios de comunicación, sobre la programación tentativa.

* Enviar semanalmente (los lunes) a los Directores de medios de comunicación, un resumen del movimiento de aprobación de leyes que corresponde a la semana anterior.

* Informar sobre la actividad del Plenario por medio de crónicas, resúmenes y boletines diarios.

* Producir programas de radio sobre la labor legislativa para enviar a las emisoras de radio nacionales y las de áreas rural.

* Elaborar un resumen semanal para televisión sobre el trabajo de la Asamblea, y distribuirlo a los medios nacionales y alternativos.

* Apoyar con el uso de la sala de grabación a los medios radiofónicos nacionales y oficinas de prensa de las fracciones, cuando lo soliciten.

* Elaborar guías explicativas de los proyectos de ley en discusión para ser enviadas a las instancias directamente interesadas en tales proyectos.

* Apoyar a los diputados que no tengan personal de prensa para proyectar nacional y regionalmente su trabajo.

* Establecer contacto con los periodistas culturales y colaborar con la divulgación semanal de las actividades de esa índole que organice la Asamblea.

* Servir de enlace con los medios de comunicación acreditados en la Asamblea Legislativa y suministrar, permanentemente, información sobre el acontecer legislativo a los medios informativos rurales.

* Informar a las instituciones y sectores de la sociedad sobre la presentación de proyectos (pendientes de tramitación) y la publicación de leyes que les afecte directamente (sectorizando y regionalizando la información).

ATENCIÓN AL DIRECTORIO LEGISLATIVO

* Apoyar la divulgación de las actividades de los miembros del Directorio Legislativo.

* Colaborar en la atención de conferencias de prensa de los miembros del Directorio Legislativo y enviar boletines de prensa sobre tales actividades.

* Divulgar por medio de la red interna de la Asamblea el trabajo del Directorio Legislativo.

TRANSMISIÓN DE LAS SESIONES DEL PLENARIO

* Apoyar las transmisiones del Plenario por Radio Nacional y producir diversos programas radiofónicos de información legislativa para ser difundidos por otros medios.

* Grabar en video las sesiones del Plenario, para apoyar a los medios de comunicación que expresamente lo requieran y construir un acervo de video histórico-cultural.

* Colaborar de los técnicos y periodistas de los medios televisivos para la cobertura de las actividades legislativas.

* Reproducir videos de las sesiones del Plenario a solicitud de los señores diputados y las oficinas de prensa de fracciones.

* Reproducir videos de los telenoticieros, programas de opinión o análisis políticos, a solicitud de los señores diputados y las oficinas de prensa de las fracciones.

* Colaborar, con lo que sea necesario, con los periodistas que cubren el Plenario Legislativo

INFORMACIÓN GENERAL

* Atender a estudiantes nacionales y extranjeros, turistas y público en general que visite la Asamblea Legislativa. Esta atención incluye: recorrido por las instalaciones y charla explicativa (descripción de las funciones de la Asamblea y su historia).

* Visitar diferentes instituciones educativas y brindar charlas sobre las funciones y atribuciones de la Asamblea Legislativa y el quehacer de los señores Diputados.

* Brindar charlas introductorias del quehacer legislativo al nuevo funcionario.

* Canalizar inquietudes de funcionarios sobre la marcha legislativa por medio de buzones, pizarras y otros medios.

* Colaboración en la organización de actividades sociales y recreativas de diversa naturaleza para fomentar la solidaridad entre los funcionarios legislativos.

* Colaborar en la planificación e implementación de campañas preventivas, correctivas y ofensivas que contribuyan a mejorar las relaciones entre los públicos.

* Orientación a los guardas que vigilan las entradas al público para atender adecuadamente a los visitantes

* Orientación a usuarios de los servicios legislativos por medio de una señalización adecuada.

* Captación de opiniones sobre la Asamblea Legislativa por medio de una Contraloría de Servicios.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA

* Organizar periódicamente cursos cortos de capacitación, con la colaboración de los diversos jefes de departamento involucrados en el proceso de formación de la ley, dirigidos a periodistas que cubren la fuente, así como también a otros usuarios que lo requieran para su trabajo o su estudio.

INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

* Efectuar una revisión del contrato que actualmente rige como una empresa dedicada al diseño de una página en Internet (home page), para colaborar con los Departamentos Administrativos en los siguientes puntos:

a) Mejorar sustancialmente el contenido de la información, se presentación, la frecuencia de cambio.

b) Ampliar la información básica convirtiendo la actual "cara digital" (home page) en un "Web Site".

c) Establecer un mecanismo de interacción plena (Interactive Web Site) para organizaciones que cuenten con facilidades de contacto digital.

d) Ampliar las facilidades de búsqueda digital que actualmente presta el Departamento de Servicios Bibliotecarios a los usuarios que visitan la Asamblea Legislativa en demanda de información.

e) Aumentar, sustancialmente, el acceso a fuentes de información especializadas ("Outsoursing") para facilitar el trabajo de consulta de los asesores de los señores Diputados y Unidades de Asesoría (Departamento de Servicios Técnicos, Departamentos de Asesoría de Fracciones).

ORGANIZAR LOS ACTOS PROPIOS DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

* Coordinar con la Presidencia y la Dirección Ejecutiva, todo lo relacionado con la planificación y ejecución de las actividades culturales, académicas y sociales que se programen. Esta coordinación incluye: elaborar listas de invitados, confeccionar y enviar invitaciones, confirmar asistencia, recibimiento, atención y ubicación de los invitados y público que asiste a las actividades, así como coordinar la limpieza de los salones, seguridad, sonido y refrigerios.

* Planificar, organizar, coordinar difundir y atender los actos de tipo oficial, cultural y social, tales como: sesión solemne del 1° de mayo, sesión solemne del traspaso de Poder Ejecutivo del 8 de mayo del año correspondiente, develación y colocación de retratos en las galerías de Expresidentes de la República, Beneméritos de la Patria, Expresidentes de la Asamblea Legislativa, Ciudadanos de Honor, recibimiento de Jefes de Estado, Presidentes de Poderes Legislativos o delegaciones parlamentarias oficiales, honras fúnebres, actos especiales académicos, conferencias, simposios, foros, mesas redondas, reconocimiento al mérito de ciudadanos, agrupaciones y dignatarios, tanto nacionales como extranjeros.

* Brindar asesoría en materia protocolaria y organizativa cuando se le solicita. Velar porque se cumplan las políticas emitidas en materia protocolaria, organizativa y de comunicación.

* Organizar todos los detalles para el recibimiento y atención de las personalidades que visiten la Asamblea Legislativa: Jefes de Estado, Presidentes de Parlamentos, diputados, funcionarios de alto rango y delegaciones extranjeras en general, dependiendo de las circunstancias, en coordinación con los encargados de Relaciones Internacionales.

* Planificar y coordinar en el área de su especialidad, los actos oficiales que se realicen en el país por parte de: Parlamento Mundial, Parlamento Europeo, PARLATINO, PARLACEN, FOPREL; así como de los instrumentos y comisiones que dependen de ellos (en el caso centroamericano: Instituto Centroamericano de Estudios Legislativos, Comisiones Interparlamentarias, Comisiones de Amistad).

* Planificar, coordinar y programar lo necesario para el montaje y presentación diversas actividades de índole cultural, que se realicen en la Asamblea Legislativa, o que ésta copatrocine dufera de su recinto.

* Llevar el registro, control, adquisición, mantenimiento y seguro de las obras de arte que se encuentren en la Asamblea Legislativa, propias o en calidad de préstamo.

* Apoyar con equipo audiovisual, así como la grabación y el sonido, los eventos organizados por la Asamblea Legislativa y la labor de los legisladores en la promoción de sus proyectos de ley, tanto en el recinto legislativo como fuera de éste, cuando se cuente con la aprobación del caso.

* Coordinar con la Proveeduría lo correspondiente a contrataciones de servicios, equipos y otras materias de su competencia.

PODER LEGISLATIVO

Apoyar en la materia de su especialidad, la puesta en práctica del refuerzo del Poder Legislativo para fortalecer el trabajo de la Asamblea Legislativa y de sus auxiliares (Contraloría General de la República y Defensoría de los Habitantes) mediante acciones informativas en los diversos medios propios de difusión: Revista Parlamentaria, Gaceta Legislativa, Boletín Informativo y otras publicaciones que fueren necesarias; así como en los medios nacionales y alternativos de comunicación.

PUBLICACIONES

* Participar activamente sea para preparar, editar, revisar y distribuir publicaciones generales y específicas que se encargue al Departamento, o bien, colaborar con otros Departamentos en esa actividad.

Como parte de las publicaciones que requieren fortalecimiento, se encuentran: Gaceta Parlamentaria, Revista Parlamentaria, Boletín Parlamentario, Boletín Informativo de la Asamblea Legislativa, reseñas históricas, informes parlamentarios periódicos, monografías, hojas informativas desplegables, anuncios y avisos en medios de comunicación.

RELACIONES INTERNACIONALES

* Mantener una coordinación adecuada con el Ministerio de Relaciones Exteriores, con el Servicio Exterior Costarricense, con Organismos Internacionales acreditados en el país, y con los miembros del Cuerpo Diplomático.

* Coordinar en materia de su especialidad actividades conexas que resulten como consecuencia de la puesta en práctica de convenios de cooperación, tanto a nivel nacional como internacional.

* Ejecutar directamente (cuando le corresponda) o colaborar con las unidades operativas (a las que les competa), diseñar perfiles y estudios de países, situación internacional y estadísticas, generalidades sociales, económicas y políticas, así como un registro de convenios o tratados internacionales que Costa Rica tenga con esos países.

* Efectuar, cuando se le solicite expresamente, investigaciones sobre temas específicos en materia internacional, en el área de su competencia.

* Atender correspondencia de carácter internacional (en español u otros idiomas), asuntos relacionados con los viajes de los diputados, visitas de funcionarios, fechas célebres y otros que interesan a la Asamblea Legislativa, o que se relacionan con otros Gobiernos o Parlamentos.

* Traducir o enviar a traducir documentos en otros idiomas a la lengua oficial.

* Tramitar y revalidar pasaportes diplomáticos y de servicio, visas de entrada y salida.

* Tramitar el uso del Salón Diplomático.

* Confeccionar y actualizar un directorio diplomático de embajadas y consulados de Costa Rica en el exterior; así como de los miembros del Cuerpo Diplomático y Misiones Internacionales acreditadas en el país.

* Atender y organizar las agendas de las Misiones Internacionales cuando se encuentran en visita oficial en la Asamblea Legislativa, y encargarse de la atención, en la materia de su especialidad, de los actos de carácter internacional que se efectúenn en la Institución.

FOTOGRAFÍA

* Atender las solicitudes de los señores Diputados, las oficinas de prensa de las fracciones y los periodistas para la toma de fotografías, llevar un control de entrega.

* Llevar un archivo los negativos, "contactos" y fotografías, que interese expresamente a la Asamblea Legislativa.

* Acompañar a los miembros del Directorio en sus giras oficiales para la toma de fotografías, que interese expresamente a la Asamblea Legislativa.

CONVENIOS DE COOPERACIÓN:

* Servir de enlace -en la materia de su especialidad- entre la Asamblea Legislativa y otras entidades del Estado o de la Sociedad Civil, para establecer convenios de cooperación que permitan fortalecer la presencia de la Asamblea Legislativa en toda la sociedad.

RETROALIMENTACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL:

* Garantizar, sin depender en exclusiva de los criterios de los medios de comunicación colectiva, el estado de situación de la opinión pública sectorial, así como del impacto funcional de las leyes, se establecerá un mecanismo de colaboración con la Unidad de Análisis de la Gestión Parlamentaria (ubicada en el Departamento de Servicios Parlamentarios), para que, de común acuerdo con la Unidad de Medición y Estadística (ubicada en el Departamento de Servicios Bibliotecarios) se retroalimente el trabajo de divulgación, extensión y formación que se lleve a cabo.

PUBLICIDAD DE LA LEY:

* Garantizar adecuadamente el cumplimiento de la obligación constitucional de "publicidad de la ley", coordinando lo necesario con la Dirección Ejecutiva, los Departamentos, tales como Secretaría del Directorio, Comisiones y Servicios Parlamentarios, para dar la mayor cobertura a esa disposición constitucional, por los diversos medios, tanto propios como externos.

ASESORÍA:

* Dar asesoría en materia de su especialidad, a un asesor de cada diputado, para que, mediante un título teórico práctico corto, puedan atender adecuadamente los requerimientos de suministro de información, que servirán de insumo para la confección de agendas de actividades de los señores diputados.

* Colaborar con los miembros del Directorio Legislativo en la ejecución de reuniones periódicas (cada dos meses) y extraordinarias con los directores, jefes de redacción, jefes de información y periodistas de los diversos medios de comunicación social.

INVENTARIO DE ORGANIZACIONES SOCIALES:

* Levantar un inventario de organizaciones de la Sociedad Civil pra facilitar tanto la obtención de información que retroalimente el trabajo de la Asamblea Legislativa, como para facilitar la difusión directa del quehacer legislativo, en el seno de cada una de esas organizaciones.

LÍNEA 800:

* Activar el servicio al usuario legislativo por medio de la línea telefónica de acceso gratuito y mantener un mínimo de información que pueda accesarse por ese medio, cambiándola periódicamente.

CONTRALORÍA DE SERVICIOS:

* Poner a funcionar la Oficina de Contraloría de Servicios para facilitar al usuario legislativo que asiste al recinto parlamentario, una información adecuada, así como una mejor atención por parte de los funcionarios legislativos.

Bibliografía:

Granados, Karla, Silesky, Raúl: Misión, Objetivos, Funciones, Responsables, Proyectos, del Departamento Relaciones Públicas y Prensa, Asamblea Legislativa, Mayo 1988 (Extracto).

C.- AJUSTE CON REESTRUCTURACIÓN

De la lectura del documento que se reseña en la Sección anterior, se desprende que el trabajo comunicacional que compete a la Asamblea Legislativa como un todo, en parte lo debe cumplir el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa. Sin embargo, otros aspectos que no son cubiertos directamente por este Departamento, deben ser atendidos por otras unidades operativas, para garantizar una buena comunicación con un costo razonable.

En ese sentido, los convenios entre Departamentos, así como el traslado de funciones, son instrumentos normales para el logro de todos los cometidos comunicacionales.

Para garantizar una comunicación fluida y oportuna, así como costos operativos bajos, se establecerán los siguientes instrumentos:

CONSULTA INTERDEPARTAMENTAL: Habiéndose establecido cuáles son los productos que debe generar la Asamblea Legislativa para cumplir con las necesidades con su público interno (Diputados y funcionarios) con el público externo (Sociedad Civil Organizada, y sus mediadores: medios de comunicación ortodoxos y medios de comunciación alternativos); y con su público exterior (Foros Parlamentarios mundial, europeo, latinoamericano, centroamericano) la confección del material informativo que provenga de la Asamblea Legislativa, o que deba ser extraído de los públicos referidos, deberá hacerlo el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa por sí mismo o con la colaboración de otros Departamentos y en consulta con Diputados y Fracciones Legislativas.

En ese sentido, de previo a determinar la cantidad y el perfil del personal permanente del propio Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, se debe cotejar el trbajo propio, con el que ejecutan otras unidades operativas para hacer los ajustes necesarios.

De esta revisión, se espera obtener:

a) Funciones que permanecen en el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa.

b) Funciones que se trasladan a otras unidades operativas.

c) Cantidad de funcionarios que permanecen en el Departamento.

d) Convenios Interdepartamentales que deben formularse.

CONSEJO CONSULTIVO: Para garantizar el equilibrio informativo a todas las Fracciones Legislativas, así como el no partidarismo en el ingreso, procesamiento y salida de la información, cuando ésta compete directamente al Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, o cuando es función de otros Departamentos Administrativos, se integrará un Consejo Consultivo integrado según se indica: el asesor en comunicación social (que actuará como coordinador), el jefe del Departamento de Relaciones Públicas y Prensa; un asesor de cada Fracción Parlamentaria (de ser posible especialista en alguna de las ramas de la comunicación social).

Durante el proceso de implantación de este plan de comunciación, el Consejo se reunirá por lo menos dos veces al mes y, cuando se hayan establecido bases firmes y evaluables para el trabajo comunicacional, lo hará una vez al mes. El Consejo podrá llamar en consulta a jefes departamentales o a jefes de asesoría de fracciones, para enriquecer sus propios criterios.

CONVENIOS DE COOPERACIÓN: Mediante convenios de cooperación con órganos de la Sociedad Civil o con órganos de la Sociedad Política; así como mediante convenios de cooperación internacional, se procurará dar satisfacción a estas necesidades:

a) Mejorar y fortalecer la frecuencia y calidad de la información.

b) Idear nuevos modelos e instrumentos de comunicación participativa.

c) Capacitar al personal a cargo de funciones de información y comunicación (tanto en el área administrativa como en las fracciones legislativas).

MECANISMOS DE EVALUACIÓN: Para garantizar el mejor funcionamiento del plan de comunicación, se establecerán cuatro mecanismos de evaluación que se aplicarán (fechas alternas) cada cuatro meses:

a) Evaluación de orientación de resultados, que llevará a cabo el asesor en comunicación social, con la colaboración del Consejo Consultivo.

b) Evaluación de resultados de mecanismos de coordinación interdepartamental, por parte de la Directora del Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, con los jefes de departamento con los que existan mecanismos de coordinación para atender funciones comunicacionales específicas.

c) Evaluación de contenidos de la información, por parte del Asesor en Comunicación Social y la Directora del Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, en consulta con los jefes de prensa de las fracciones.

d) Evaluación de logros por parte del Asesor en Comunicación Social y el Consejo Consultivo.

Esta evaluación se efectuará de última, para tener como insumos las tres anteriores.

CONTROLES: La utilización de fórmulas de control tiene el grave inconveniente de que mucho funcionario debe consumir tiempo valioso llenando formularios en donde da cuenta del trabajo diario que ejecuta. La ventaja que se deriva de esos controles, es que permite no sólo evaluar el rendimiento de los funcionarios, sino también, obtener información para confeccionar cuadros estadísticos que permiten hacer comparaciones periódicas sobre diversos aspectos que interese para retroalimentar todo el proceso comunicacional.

La carencia de controles, si bien le permite a los funcionarios un trabajo más desahogado, impide la retroalimentación para efectos estadísticos, así como para medir rendimientos.

Por lo tanto, se establecerán al inicio algunos controles rigurosos, con el fin de evaluar e introducir cambios. Dentro de esa evaluación y esos cambios, se incluyen los controles mismos.

Como anexo se agregan los formularios de control que se pondrían a funcionar al inicio de esta reorientación departamental.

PERSONAL: En lo que toca al personal necesario para el trabajo, deben hacerse estas consideraciones:

a) De acuerdo con la información recabada en el mes de abril, el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa tenía un total de 26 funcionarios.

b) De acuerdo con la primera propuesta de reestructuración, se recomendó dejar al Departamento con la mitad de ese personal (13).

c) De acuerdo con el presupuesto de 1997, el total de funcionarios es de 27.

c) Actualmente se encuentran laborando en el Departamento 19 personas, que han sido reorientadas en sus funciones para dar cumplimiento a lo que expresamente le solicitó a la Jefe del Departamento, el Plenario Legislativo. (Finales de mayo)

Al solicitarse al Asesor en Comunicación Social la coordinación de las acciones comunicacionales que lleva a cabo el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa (1° de junio), me reuní con la Jefe y el Subjefe del Departamento y, para ese entonces estaban asignados, a tareas específicas, que se vienen cumpliendo hasta la fecha, los 19 funcionarios señalados.

LABORES DE JEFATURA: Hasta el último de abril del año en curso, el personal contaba con una Jefe de Departamento, un Subdirector de Departamento, un Coordinador de Relaciones Públicas, un Coordinador en Prensa.

A partir de la reestructuración convenida por el Jefe del Departamento para atender las directrices del Directorio Legislativo, la descripción del personal es la siguiente:

1 Jefe de Departamento con recargo de la coordinación de las

relaciones públicas; 1 Coordinador de Prensa (hasta la fecha Subjefe del Departamento); 3 Profesionales en Periodismo; 2 Profesionales en Relaciones Públicas; 2 Profesionales en Relaciones Internacionales; 2 Fotógrafos; 1 Profesional en traducción (inglés); 1 Realizador técnico en televisión; 4 Asistentes en prensa y relaciones públicas; 2 Secretarias.

ASIGNACIÓN DE FUNCIONES: Con la excepción de la Jefe del Departamento, el Subdirector del Departamento y la Secretaria de la Jefatura, el resto del personal está cumpliendo, en la actualidad, funciones concretas en el proceso de monitoreo, procesamiento, confección de información, colocación de información en medios ortodoxos y alternativos y control de uso de la información.

En la actualidad, no hay confiabilidad en los controles utilizados, por lo que no es posible medir el rendimiento del personal, máxime que, algunos de ellos están cumpliendo funciones para las cuales no tienen adiestramiento previo.

Por otra parte, algunas de las funciones que se describen en la Segunda Sección de este documento, no se están cumpliendo en la actualidad, por lo que será necesario lograrlo mediante mecanismos de cooperación interdepartamental.

Las funciones que no se cumplen son las que se refieren al rubro: "RETROALIMENTACIÓN", las que se espera llenar con los servicios de dos funcionarios actualmente en el Departamento de Servicios Parlamentarios (Unidad de Análisis de la Gestión Parlamentaria).

Sin embargo, si se hace un cruce de información entre lo que demanda las funciones de información y comunicación globales de la Asamblea, lo que el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa está haciendo en la actualidad, contra lo que otros Departamentos están haciendo, de seguro que aparecerán duplicidades.

Esa información no la manejamos actualmente, por lo que no es posible cuantificarla en términos de funcionarios. Además no podemos cruzar la información con lo que hacen funcionarios de fracciones, por no ser extrapolable al área administrativa.

En consecuencia, para la determinación de las necesidades reales de personal para el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, se hace necesario aún, tomar en consideración otras variables.

CAMBIO DE NOMBRE: El actual Departamento de Relaciones Públicas y Prensa,con cerca de veinte años de existencia, ha tenido tantos cambios en su nombre, que ha terminado desdibujándose en su cometido funcional. Las "Relaciones Públicas" es tan solo una manera de comunicarse; el concepto "Prensa", si bien alude a medios de información, no los cubre en su totalidad. Por eso, el concepto moderno: " Comunicación Institucional" , es una forma adecuada de dar nombre a una unidad operativa que se encargará precisamente de ese cometido. Por lo tanto, se recomienda cambiar el nombre al Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, para que se llame Unidad de Comunicación Institucional,adscrita al Directorio Legislativo.

METAS: Como parte del trabajo que aún requiere afinamiento, se encuentra la asignación de metas para cada uno de los rubros descritos en la Segunda Sección, a objeto de tener seguridad de que el esfuerzo organizativo realmente cumple con los objetivos que se plantean en este documento.

PRIORIDADES: El Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, tiene una descripción de funciones( así como personal asignado para el cumplimiento de ellas) que no pueden dejar de hacerse. Además, el Directorio Legislativo ha solicitado dar cumplimiento a nuevas funciones. Sin embargo, a la fecha, se requiere mayor afinamiento para establecer prioridades.

Bibliografía:

Poveda, Jorge. Memorandum a Comisión de Reestructuración, Coordinación de Comunicación Institucional,

Asamblea Legislativa, 18 junio, 1998

D.- PRIMERA PROPUESTA A COMISIÓN DE RE- ESTRUCTURACIÓN

En atención a las directrices superiores, para ser contemplada en el proceso de reestructuración que se ha iniciado en la Asamblea Legislativa, a continuación se plantea de manera esquemática, el quehacer comunicacional de la Asamblea Legislativa a tono con tales directrices formuladas el 15 de junio. Es necesario señalar que esta sección trata de compaginar los planteamientos teóricos en comunicación con una reestructuración administrativa en marcha, que busca la reducción sustancial de recursos humanos y gastos, y por lo tanto, la simplificación de estructura y funciones (reingeniería). De esta manera se impone la simplificación de estructura y traslado de funciones, según sea pertinente.

1) LABORES COMUNICACIONALES: Las labores comunicacionaless básicas se desglosan en las siguientes actividades sustantivas: Primera Fase: Ingreso de la Información; Segunda Fase: Tratamiento de la Información; Tercera Fase: Salida de la Información.

A continuación se desglosan -a su vez- las tareas sustantivas para cada una de esas fases.

PRIMERA FASE: INGRESO DE LA INFORMACIÓN: 

Comprende tres acciones:

a) MONITOREO EXTERNO: Consiste en tomar como insumo la recopilación diaria de lo que incluyen medios de comunicación ortodoxos y alternativos en aspectos que interesa particularmente a la Asamblea Legislativa. El ingreso de la información se puede obtener por tres vías opcionales:

a.1. Monitoreo propio con personal de la Asamblea Legislativa.

a.2. Monitoreo contratado a una empresa seleccionada de acuerdo con los cánones que rigen la materia.

a.3. Monitoreo proveniente de la Presidencia de la República, la cual lo efectúa ininterrumpidamente desde 1979.

Coordinación: Se requiere una solicitud específica para asegurarse el recibo de ese insumo.

b) MONITOREO INTERNO: Consiste en capturar la información del quehacer diario de la Asamblea Legislativa, proveniente de: trabajo de Comisiones Legislativas, Departamentos Administrativos, Directorio Legislativo y otras fuentes internas que generen información relevante. Esa labor puede hacerse por dos vías opcionales:

b.1. Monitoreo con personal propio que visita diariamente las oficinas en las que se produce la información.

b.2. Monitoreo proveniente de información suministrada directamente por otras unidades operativas de la Asamblea Legislativa que se encuentran familiarizadas con el manejo de esa información, por lo que, únicamente deben vaciarla en formularios específicos y entregarla diariamente en cortes expresamente indicados, para alimentar la confección de boletines de prensa.

c) MONITOREO COMPLEMENTARIO: Consiste en reforzar el concepto "Asamblea Legislativa", para ponerlo en función de "Poder Legislativo", lo que implica utilizar con mucha creatividad, los insumos provenientes de Defensoría de los Habitantes, Contraloría General de la República, órganos especializados de la Sociedad Civil, y otras fuentes de información para extraer información sustantiva que sirva para:

c.1. Mejorar y enriquecer la información que se recoge mediante monitoreo interno y externo.

c.2. Realimentar el proceso de formación de leyes y el control político, tomando en consideración opiniones más institucionalizadas que las que recogen los medios de comunicación.

c.3. Iniciar un proceso de comparación entre las necesidades "sentidas" de legislación y los proyectos de ley que se presenten.

Coordinación: Requiere establecer un mecanismo permanente de coordinación con el Departamento de Servicios Bibliotecarios para que envíe -procesados-, con la colaboración de la Unidad de Estadística, esos insumos a la Unidad de Comunicación Institucional.

SEGUNDA FASE: TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

Comprende las siguientes actividades específicas:

a) CONFECCIÓN MATERIAL DE PRENSA Consiste en la confección de boletines de prensa, tomando como base, la información que se recaba mediante monitoreo externo e interno.

Los boletines de prensa se confeccionan en tres cortes diarios para incluir la información de lo que produce la Asamblea Legislativa en relación con actividades, eventos, sucesos, declaraciones recogidas por monitoreo externo e interno.

Además de los boletines de prensa, se producen informaciones específicas dirigidas a diversos públicos; así como utilizando la capacidad instalada de la Asamblea Legislativa, procurando diversificar la producción de material para sectorizarlo y hacerlo atractivo, tanto a medios ortodoxos y alternativos, como a usuarios directos de la información.

b) EVENTOS DE RELACIONES PÚBLICAS: Consiste en la ejecución de actividades muy diversas, que van desde la capacitación al personal que labora en la institución, hasta la ejecución de eventos de información a públicos especiales, la ejecución de eventos de formación y de extensión, tanto a funcionarios legislativos, como a usuarios de la Asamblea Legislativa; así como la coordinación de eventos oficiales periódicos y eventos oficiales constitucionales.

c) APOYO INSTRUMENTAL: Consiste en la preparación de material fotográfico, grabación de sonido, locución y video.

Convenio de colaboración: Con excepción de la preparación de fotografías y el apoyo de un sonidista que requiere un fotógrafo de planta y un encargado de sonido, lo restante se tiene mediante convenio con el SINART.

TERCERA FASE: SALIDA DE LA INFORMACIÓN: 

Dado que la nueva orientación no está dirigida exclusivamente a disminuir el personal, sino a maximizar el esfuerzo informacional y comunicacional de la Asamblea Legislativa, todo el esfuerzo dirigido a captar y a procesar información, requiere de gran creatividad para intercambiar información con los diversos sectores con los cuales se interrelaciona la Asamblea Legislativa. En ese sentido, la salida de la información se hará por vías proactivas y cuando sea necesario por vía reactiva. Los principales instrumentos a utilizar para la salida de la información, son los siguientes:

a) BOLETINES DE PRENSA: Se envían a todos los medios ortodoxos y alternativos tres veces al día. Igualmente se remiten grabaciones semanales a medios rurales (prensa, radio, T.V. alternativas). También se confeccionan programas a solicitud específica de Diputados interesados.

Coordinación especial: Si es necesario reforzar envíos en casos de fuerza mayor, se hace mediante solicitud de colaboración a la Dirección Ejecutiva, para que solicite personal extra.

b) PREPARACIÓN DE "WEBB SITE" Consiste en la contratación de una empresa intermediaria entre RACSA y la Asamblea Legislativa para mantener una presencia digital en el Word Webb Wide, cambiando la información para actualizarla y hacerla atractiva a usuarios dentro y fuera del país.

Contratación: Requiere la revisión del contrato actualmente existente con una empresa de "Medium Ware" para mejorar sustancialmente el servicio, ampliándolo.

Coordinación: Requiere encargar al Departamento de Servicios Bibliotecarios llevar a cabo esa labor con base en dos colaboraciones:

b.1. Departamento de Servicios Informáticos para obtener los insumos técnicos.

b.2. Departamento de Servicios Bibliotecarios para obtener los insumos de contenido.

b.3. Unidad de Coordinación Comunicacional para obtener los insumos técnicos complementarios en el área de imagen institucional.

c) PUBLICACIONES Y OTROS: Consiste en hacer convenios con diversas instituciones oficiales y privadas, así como con organismos no gubernamentales (ONG's) a los efectos de confeccionar material divulgativo, educativo y de extensión que permita divulgar derechos y obligaciones de los habitantes de la República; así como prepararles para una participación más consciente y efectiva.

Base de datos: Requiere iniciar un proceso de identificación de organismos con los cuales colaborar; preparar una eventual agenda de actividades de recopilación de información y su utilización en diversos medios de divulgación propios y externos.

Coordinación: Requiere coordinar con el Departamento de Servicios Bibliotecarios y con el Departamento de Servicios Técnicos, la alimentación de información.

Publicación: Requiere sopesar el costo beneficio y otros parámetros para concentrar esfuerzos en solo tres áreas:

c.1. Revista Parlamentaria: Publicaciones de artículos de fondo.

c.2. Serie divulgativa: Publicaciones específicas dirigidas a sectores con los que se desea aumentar la interrelación institucional.

c.3. Semana Legislativa: Actividades de divulgación y formación específica en las siete provincias a cargo de Diputados, asesores legislativos y asesores técnicos.

d) EVENTOS CENTROAMERICANOS: A raíz de la decisión de fortalecer FOPREL (Foro de Presidentes de Poderes Legislativos de Centroamérica )se requiere una mayor presencia en los siguientes instrumentos operativos:

d.1. ICEL (Instituto Centroamericano de Estudios Legislativos en la que ostenta la Presidencia)

d.2. Comisión Interparlamentaria Centroamericana contra Corrupción y Narcotráfico, (en la que ostenta la Presidencia),

d.3. Foro de Presidentes de Poderes Legislativos (FOPREL, en el que puede optar por la Presidencia en octubre, 98 o octubre 99)

Financiación: La puesta en práctica de estas actividades, si bien implica un esfuerzo inicial de costo razonable, significa la posibilidad de obtener financiación con organismos internacionales, para sufragar costos.

Coordinación: La operación requiere únicamente de la coordinación de decisiones en forma oportuna por parte de: Lic. Luis Fishman, Presidente de la Asamblea Legislativa, Dr. Eduardo Soto, Presidente de la Comisión Interparlamentaria Centroamericana contra la Corrupción y Narcoactividad, Dr. Eliseo Vargas, Presidente de la Comisión de Asuntos Internacionales y MSc. Jorge Poveda, Presidente del ICEL.

e) EVENTOS OFICIALES:Los eventos oficiales anuales, así como otros que fuera necesario llevar a cabo, pueden hacerse mediante la colaboración del personal de planta, porque únicamente se requiere de directrices y orientación en asuntos protocolarios.

Coordinación: No se requiere personal; basta la colaboración de la Unidad de Protocolo, a cargo del Lic. Alvar Antillón.

f) PARTICIPACIÓN A DIPUTADOS: Se requiere que una vez que se termine la reestructuración, se comunique a los señores Diputados, la forma en que trabajará la Unidad de Coordinación de Comunicación Institucional, para lograr apoyo efectivo que redunde en beneficio de la institución y, por lo tanto, de cada señor Diputado.

Coordinación: Se requiere efectuar reuniones para divulgar las nuevas modalidades de trabajo y para retroalimentarlo con las ideas provenientes de los señores Diputados y de sus asesores.

g) ORIENTACIÓN AL USUARIO: Un serio problema de relaciones públicas es el trato desigual (a veces bueno, a veces malo) que los guardas ("espejo e imagen" de la Asamblea Legislativa) dan a los usuarios. Igual sucede con el personal que atiende usuarios por vía telefónica y quienes -eventualmente- atiendan el servicio línea 800.

Coordinación: Se requiere dictar cursos sobre la materia por parte de funcionarios legislativos con conocimiento no sólo en relaciones públicas. El Departamento de Servicios Generales requiere organizar cursos de capacitación conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos y el contenido debe ser diseñado por la Unidad de Coordinación Institucional.

2) REESTRUCTURACIÓN: 

Para llevar a cabo las actividades señaladas en el aparte anterior, la reestructuración que se propone se sintetiza en el gráfico siguiente que muestra el personal necesario para efectuar el trabajo (se omite por no estar finalizado aún el proceso de reestructuración). Este documento se trasladó a la Comisión de Reestructuración que redactó el documento final que forma parte del estudio que debe remitirse a la Dirección General de Servicio Civil y al Ministrio de Planificación Nacional y Política Económica, para su aval respectivo, de previo a entrar en vigencia.

Bibliografía:

Poveda, Jorge: Propuesta a Comisión de Reestructuración,

Asamblea Legislativa, 16 de junio de

1998 (Extracto)

E.-SEGUNDA PROPUESTA A COMISIÓN DE REESTRUCTURACIÓN

CRITERIO PARA LA COMISIÓN: Al momento en que se decidió incluir el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa en el proceso de reestructuración, la imagen de la Asamblea Legislativa medida en la última encuesta de Unimer (publicada por La Nación a mediados de mayo), se ubica en el lugar -3, y eso después de que esta institución hizo un gran esfuerzo final en la Legislatura anterior.

Sin embargo, eso no es imputable a ese Departamento. En una institución como la Asamblea Legislativa ninguna unidad operativa puede tener en sus manos proyectar la imagen interna y externa, toda vez que esa función es privativa, insustituible e inherente a los señores Diputados; en consecuencia, lo más que puede llegar una unidad de apoyo en información y comunicación, es a sugerirles mejores formas instrumentales de intercambio comunicacional para que, al final del proceso, resulte una imagen interna y externa de la Asamblea menos distorsionada y por lo tanto, más positiva.

Asimismo, la institución debe concentrar esfuerzos con base en una racionalización de recursos humanos y de otra naturaleza, para divulgar el quehacer institucional global (técnico-administrativo) de manera que éste se sume al esfuerzo personal de los señores Diputados para mejorar sustancialmente la comunicación con la Sociedad Civil; y por ende, a obtener un mejoramiento de la opinión pública respecto al trabajo en este Poder de la República.

Durante muchos años, el Departamento que hoy lleva el nombre de Relaciones Públicas y Prensa, ha estado prácticamente al servicio del Presidente de cada legislatura y, por cambiar las orientaciones y el énfasis anualmente, la institución ha carecido de una política comunicacional bien vertebrada; y aunque la tuviese, si no hay un esfuerzo de todos los que trabajamos en ella (políticos,técnicos y administrativos) para hacerla realidad práctica, con entrega y creatividad, el problema de la imagen seguirá irresoluto.

Debo entender que, la actual legislatura por mandato no sólo del Presidente, sino del Directorio Legislativo y de planteamientos provenientes de todas las Jefaturas de Fracción, ha tomado la decisión de maximizar esfuerzos bajando costos y que eso conlleva el establececimiento de nuevos lineamientos para dejar de lado una tradición informacional (una sola vía), para iniciar una política comunicacional (múltipleas vías) que se describe esquemáticamente así:

1.- La Asamblea requiere conocer diariamente lo que ocurre en el país y en la propia institución para lo cual, debe recurrirse a una acción de "monitoreo".

2.- Con base en la información recopilada, debe procederse a la confección de boletines que se envían a los diversos medios de información ortodoxos y alternativos.

3.- Asimismo, la Asamblea requiere mejorar la comunicación interna entre las diversas instancias que conforman la institución, no solo por razones de "relaciones públicas", sino porque tal comunicación es fundamental para la coherencia institucional.

4.- Independientemente de esas acciones, la Asamblea requiere efectuar actividades de intercambio de información para mantener una relación dialogal con las diversas organizaciones que conforman la Sociedad Civil.

TRANSFORMACIÓN: 

De acuerdo con el Manual Descriptivo el actual Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, tiene las siguientes características estructurales:

1.- Depende jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva; 2.- La estructura interna consta de una Dirección y una Subdirección; 3.- Una Secretaría; 4.- Una Unidad de Asuntos Internacionales; 5.- Una Unidad de Relaciones Públicas; 6.- Una Unidad de Prensa, de la que dependen dos Subunidades de Fotografía y Televisión; 7.- Una Unidad de Publicaciones.

Se propone hacer una reestructuración del Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, para convertirlo en una Unidad de Comunicación Institucional, dependiente del Directorio Legislativo.

FUNCIONES: Colaborar instrumentalmente para una mejor circulación de información interna y externa, según se detalla a continuación:

PRIMERA FASE.- INGRESO DE LA INFORMACIÓN: Consiste en tres tareas específicas:

a) MONITOREO EXTERNO: Tomar como insumo la recopilación diaria de lo que incluyen medios de comunicación ortodoxos y alternativos en aspectos que interesa particularmente a la Asamblea Legislativa. El ingreso de la información se obtendrá mediante dos vías:

1.- Monitoreo contratado a una empresa seleccionada de acuerdo con

los cánones que rigen la materia.

2.- Monitoreo proveniente de la Presidencia de la República, la cual lo efectúa ininterrumpidamente desde 1976.

b) MONITOREO INTERNO: Capturar la información del quehacer diario de la Asamblea Legislativa, proveniente de: trabajo de Comisiones Legislativas, Departamentos Administrativos, Directorio Legislativo, oficinas de diputados y otras fuentes internas que generen información relevante. Esa labor de recopilación de información debe hacerse directamente por cada una de las unidades operativas de la Asamblea Legislativa que se encuentran familiarizadas con el manejo de esa información, por lo que, únicamente deben vaciarla en formularios específicos y entregarla diariamente para su procesamiento.

c) MONITOREO COMPLEMENTARIO: Reforzar el concepto "Asamblea Legislativa", para ponerlo en función de "Poder Legislativo", lo que implica utilizar con mucha creatividad, los insumos provenientes de Defensoría de los Habitantes, Contraloría General de la República, órganos especializados de la Sociedad Civil, y otras fuentes de información para extraer información sustantiva que sirva para:

1.- Mejorar y enriquecer la información que se recoge mediante monitoreo interno y externo.

2.- Realimentar el proceso de formación de leyes y el control político, tomando en consideración opiniones más institucionalizadas que las que recogen los medios de comunicación.

3.- Iniciar un proceso de comparación entre las necesidades "sentidas" de legislación y los proyectos de ley que se presenten.

Refuerzo: Mediante mecanismos de colaboración interna entre todas las unidades operativas (políticas, técnicas, administrativas) de la Asamblea Legislativa.

SEGUNDA FASE.- TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Consiste en dos tareas concretas:

a) CONFECCIÓN MATERIAL DE PRENSA: Confección de boletines de prensa, tomando como base, la información que se recaba mediante monitoreo externo e interno. Los boletines de prensa se confeccionan en tres cortes diarios para incluir la información de lo que produce la Asamblea Legislativa en relación con actividades, eventos, sucesos, declaraciones recogidas por monitoreo externo e interno.

Además de los boletines de prensa, se producen informaciones específicas dirigidas a diversos públicos; así como utilizando la capacidad instalada de la Asamblea Legislativa, procurando diversificar la producción de material para sectorizarlo y hacerlo atractivo, tanto a medios ortodoxos y alternativos, como a usuarios directos de la información.

b) EVENTOS DE RELACIONES PÚBLICAS: Colaboración en la materia de su especialidad, en actividades muy diversas, que van desde la capacitación al personal que labora en la institución, hasta la ejecución de eventos de información a públicos especiales, la ejecución de eventos de formación y de extensión, tanto a funcionarios legislativos, como a usuarios de la Asamblea Legislativa; así como la coordinación de eventos oficiales periódicos y eventos oficiales constitucionales.

c) APOYO INSTRUMENTAL: Preparación de material fotográfico y en la preparación de información para utilizarse en progamas de radio y televisión.

TERCERA FASE.- SALIDA DE LA INFORMACIÓN: Consiste en utilizar creativamente todos los recursos institucionales -y no tan sólo los que se encuentran en una unidad operativa especializada en acciones de información y comunicación para utilizar instrumentos ortodoxos y alternativos que permitan un intercambio de información por vías proactivas y cuando sea necesario por vías reactivas. Los principales instrumentos a utilizar para la salida de la información o para el intercambio de información son los siguientes:

a) BOLETINES DE PRENSA: Enviar a todos los medios ortodoxos y alternativos tres veces al día información sobre actividades de la Asamblea Legislativa.

Remitir grabaciones semanales a medios rurales (prensa, radio, T.V. alternativas).

Confeccionar programas periódicos a solicitud específica de Diputados interesados.

Coordinación especial: Si es necesario reforzar envíos en casos de fuerza mayor, se hace mediante solicitud de colaboración a la Dirección Ejecutiva, para que solicite personal extra.

b) PREPARACIÓN DE SITIO EN LA RED DIGITAL MUNDIAL: Colaboración con el Departamento de Servicios Informáticos para revisar los alcances de contratación de la empresa intermediaria entre RACSA y la Asamblea Legislativa para mejorar sustancialmente la presencia digital en el "Word Webb Wide" (Red Digital Mundial) cambiando la información para actualizarla con mayor periodicidad y hacerla atractiva a usuarios dentro y fuera del país.

Coordinación: Requiere encargar al Departamento de Servicios Informáticos dar los insumos técnicos requeridos y al Departamento de Servicios Bibliotecarios, Servicios Técnicos, Comisiones, Servicios Parlamentarios y a otras unidades operativas suministrar los insumos de contenido.

c) PUBLICACIONES Y OTROS: Hacer convenios con diversas instituciones oficiales y privadas, así como con organismos no gubernamentales (ONG's) a los efectos de confeccionar material divulgativo, educativo y de extensión que permita divulgar derechos y obligaciones de los habitantes de la República; así como prepararles para una participación más consciente y efectiva en el proceso de formación de leyes.

Base de datos: Requiere iniciar un proceso de identificación de organismos con los cuales colaborar; preparar una eventual agenda de actividades de recopilación de información y su utilización en diversos medios de divulgación propios y externos.

Coordinación: Requiere coordinar con el Departamento de Servicios Bibliotecarios y con el Departamento de Servicios Técnicos, la alimentación de información.

Publicaciones legislativas: Con base en el Acuerdo de Directorio que busca simplificar esta área, se requiere sopesar el costo beneficio y otros parámetros para concentrar esfuerzos en pocas publicaciones, por ejemplo:

Revista Parlamentaria: Publicaciones de artículos de fondo.

Serie divulgativa: Publicaciones específicas dirigidas a sectores con los que se desea aumentar la interrelación institucional.

Semana legislativa: Actividades de divulgación y formación específica en las siete provincias a cargo de Diputados, asesores legislativos y asesores técnicos.

Coordinación: La ejecución de estas actividades, debe hacerse mediante la colaboración de otras unidades operativas, aportando profesionales calificados, únicamente por el tiempo requerido para la ejecución de cada actividad.

d) EVENTOS CENTROAMERICANOS: El área centroamericana reviste el máximo interés para la Asamblea Legislativa de Costa Rica. Esto implica un trabajo comunicacional mayor con estas instancias:

FOPREL-Foro de Presidentes de Poderes Legislativos (en el que puede optar por la Presidencia en octubre, 98 o octubre 99).

ICEL -Instituto Centroamericano de Estudios Legislativos en el que ostenta la Presidencia.

CICONA-Comisión Interparlamentaria Centroamericana Contra Corrupción y Narcoactividad, (en la que ostenta la Presidencia)

COMISIONES INTERPARLAMENTARIAS ESPECÍFICAS: Aprovechando la inversión en dotar de estudios superiores a Asesores Parlamentarios.

GRUPOS DE AMISTAD PARLAMENTARIA: Grupo Costa Rica-Nicaragua; Grupo Costa Rica-Panamá.

Financiación: La puesta en práctica de estas actividades, si bien implica un esfuerzo inicial de costo razonable, significa la posibilidad de obtener financiación con organismos internacionales, para sufragar costos.

Coordinación: La operación requiere únicamente de la coordinación de decisiones en forma oportuna por parte de las autoridades de la Asamblea Legislativa, así como el traslado de funciones duplicadas en otras unidades operativas a la Comisión de Asuntos Internacionales, para que ésta establezca políticas unitarias.

e) EVENTOS OFICIALES: Los eventos oficiales anuales, así como otros con periodicidad diversa que es necesario llevar a cabo como parte de las funciones de la Asamblea, pueden hacerse mediante la colaboración del personal de planta, porque únicamente se requiere de directrices y orientación en asuntos protocolarios.

Coordinación: Se requiere la colaboración del Lic. Alvar Antillón, Encargado de Protocolo de la Presidencia.

f) ORIENTACIÓN AL USUARIO: Colaborar con los diferentes Departamentos Administrativos y muy especialmente, con el Departamento de Servicios Generales para mejorar sustancialmente, tanto el trato, como la información a los usuarios presenciales y telefónicos.

Coordinación: Se requiere dictar cursos sobre la materia por parte de funcionarios legislativos con conocimientos suficientes en lo que se refiere al proceso de formación de la ley y otras materias.

La capacitación le corresponde al Departamento de Servicios Generales y al Departamento de Recursos Humanos.

g) PARTICIPACIÓN INSTITUCIONAL: Aceptada la reestructuración, debe comunicarse a los señores Diputados, técnicos y administrativos, la forma en que se ejecutarán las acciones de información y comunicación, ya que el esfuerzo no es privativo de una unidad, sino que debe englobar a la comunidad legislativa, si es que efectivamente se desea modificar la tradición informacional para convertirla en una nueva actitud comunicacional. Esa tarea no produce efectos instantáneos, sino que es un proceso con avances y retrocesos que requieren mentes abiertas dispuestas a cambiar la actual legalidad formal, por una legitimidad social de la cual carece el Parlamento.

Coordinación: Se requiere efectuar reuniones para divulgar las nuevas modalidades de trabajo y para retroalimentarlo con las ideas provenientes de las instancias políticas, técnicas y administrativas, porque el esfuerzo involucra a todos, sin excepciones.

SÍNTESIS

EXISTENTE (ABRIL 98) PROPUESTO (JULIO 98)

La Idea es conservar lo que se hace  adecuadamente (en rojo) ,agregando o modificando  lo que aparece en amarillo.-

DIRECTRIZ  GENERAL

Acciones informacionales dispersas, cambiantes, sin política orientadora.

Acciones comunicacionales con base en Eje Orientador Común.

ÁREA PRENSA

Monitoreo interno, externo y complementario

Envío diario agenda legislativa y boletines de prensa

Envío semanal síntesis legislativa

ÁREA RELACIONES PÚBLICAS

Atención de eventos

Atención actividades específicas

Colaboración en capacitación

ÁREA PROTOCOLO 

Duplicación con Protocolo Presidencial Traslado funciones a Protocolo Presidencial

Duplicación atención eventos internacionales Traslado funciones a Protocolo Presidencial

Trámite administrativo pasaportes Traslado a Protocolo Presidencial

Atención asuntos correspondientes a Comisión Asuntos Internacionales Traslado a Comisión Asuntos Internacionales

ICEL Atención de asuntos promovidos por ICEL

Bibliografía: Propuesta (revisada) a Comisión de Reestructuración, Asamblea Legislativa,

18 de junio de 1998 (extracto)